Što je ERP sustav? Planiranje financijskih sredstava poduzeća

Sve više i više poduzeća različitih veličina širom svijeta nastoje uvesti u svoj rad snažan alat za upravljanje, poznat kao ERP sustav. Njegova upotreba osmišljena je za uspostavu učinkovite kontrole i planiranja svih strateški važnih poslovnih procesa za organizaciju, kako bi se optimiziralo funkcioniranje glavnih proizvodnih i pomoćnih objekata.

Koncept ERP i ERP sustava

ERP poslovna strategija (Enterprise Resource Planning) je integracija svih odjela i organizacijskih procesa proizvodnih kapaciteta, financijsko upravljanje, ljudskih resursa i profila klijenta, i mnogi drugi. Takva udruga prvenstveno je usmjerena na optimiziranje raspodjele raznih resursa unutar poduzeća.

Ako je ranije bio čisto marketinški koncept, danas je ERP sustav najčešće poznat kao klasa specijaliziranog softvera. U najširem smislu riječ je o metodologiji za planiranje i upravljanje svim resursima poduzeća. Povijesno gledano, ERP strategija je formirana na temelju svojih prethodnika:

• MRP - planiranje materijalnih potreba.
• MRP II - planiranje proizvodnih resursa.

Za razliku od njih, ERP sustav se može koristiti za vrlo velika poduzeća, često zemljopisno distribuirana. U ovom slučaju, to je pitanje planiranja korporativnih resursa, budući da obraća pažnju ne samo na proizvodnju već i na sveobuhvatno financijsko planiranje. Bitna značajka ERP sustava je mogućnost njezine primjene apsolutno svakom poduzeću, bez obzira na specifičnosti posla, uključujući one koji nisu uključeni u proizvodne aktivnosti. S obzirom na to kao softverski proizvod, valja primijetiti opremu s moćnijim skupom tehničkih alata koji olakšavaju ili zamjenjuju proces donošenja odluka.

Svrha ERP-sustava u poduzeću

Da odlučuje o temeljnim promjenama u djelatnost tvrtke, koje se odnose na provedbu informacijskog sustava za upravljanje i implementaciju novih poslovnih strategija, upravljanje mora jasno biti svjesni svih nužnosti ovog koraka, koji bi trebao biti izražen u sljedećim ključnim točkama:

• nespremnost na prihvaćanje trenutnog stanja;
• postojanje potrebe za korištenjem suvremenih tehnologija za jačanje pozicije poslovnog subjekta na tržištu u konkurentnom okruženju;
• očekujući značajne koristi od provedbe.

Prije svega, primjena ERP sustava ima za cilj olakšati uspješnu provedbu slične poslovne strategije čija provedba treba osigurati učinkovito planiranje i upravljanje resursima poduzeća. Da biste to učinili, potrebno je optimizirati rad svojih jedinica, naime, kako bi se postigla maksimalna dosljednost između njih i smanjili administrativni troškovi. To se može postići na štetu prednosti koje pruža informacijski sustav. To su:

• Povećajte transparentnost poslovnih procesa.
• Rješavanje problema s naručivanjem i pronalaženjem odgovarajućih informacija.
• Povećajte pouzdanost i relevantnost podataka.
• Povećajte brzinu rada između odjela.
• Organizacija zajedničkog informacijskog prostora između sjedišta i udaljenih poslovnica.
• Smanjenje vremena za popunjavanje dokumentacije i uklanjanje mogućih pogrešaka.
• Povećajte brzinu odlučivanja na svim razinama.

ERP sustav omogućava povećanje konkurentnosti objekta ne samo uvođenjem učinkovitijih poslovnih procesa u svoj rad. Njegova uporaba također bi trebala dovesti do smanjenja ukupnih troškova poduzeća. Napredni alati za planiranje, modeliranje i analizu pomažu optimizirati resurse proizvodnih aktivnosti, financijskog sektora, kao i rad skladišnih, transportnih i drugih jedinica.

Glavne značajke rada

U različitim tvrtkama, čak se bave istim poslovanjem, svi poslovni procesi mogu se odvijati na potpuno različite načine. Standardizirana shema rada koju sustav za upravljanje podacima poduzeća nudi može se značajno razlikovati od one korištene ovdje prije. Zbog toga je njegovo rješavanje samo kao softverski proizvod u osnovi pogrešno jer njegova implementacija zahtijeva velike interne promjene tvrtke u obliku reorganizacije postojećih poslovnih procesa.

Konceptualna obilježja tih sustava izravno su povezana s njihovom suštinom. Podsjetimo da ERP metodologija pretpostavlja konsolidaciju svih vitalnih poslovnih jedinica za organizaciju učinkovitog upravljanja svojim resursima. Takva integracija realizirana je u informacijskom sustavu kroz dostupnost jedinstvene, javno dostupne baze podataka. Informacije primljene u skladištu samo jednom, a nakon toga se mogu više puta reciklirati i koristiti razne unutarnje i vanjske potrošače. U usporedbi s stvarnim životom, u ovom slučaju, smanjuje se vrijeme i trud zaposlenika poduzeća da donose odluke. Također treba napomenuti da je ERP-sustav nije automatiziran sustav kontrole tehnoloških procesa i integriranim podataka na temelju njihove apstraktne modela, informacija koja je upisana ljudska bića.

Struktura baze podataka, kao i rad softverskog paketa u cjelini, trebaju biti dizajnirani na takav način da odražavaju aktivnosti svih podjela bez iznimke. Takav pristup omogućuje praćenje cjelokupnog resursa i poslovnih procesa poduzeća praktički u stvarnom vremenu, a time i za provedbu operativnog i strateškog upravljanja.

Jedna od glavnih zadaća ERP sustava je optimizacija procesa planiranja i kontrola provedbe plana. Ugrađeni inteligentni algoritmi uvelike pojednostavljuju korisnicima svoje rješenje. Na primjer, planiranje i upravljanje proizvodnim poduzećem ima mnogo specifičnih značajki povezanih s heterogenostom njezinih sastavnih dijelova. Dakle, u jednoj tvornici mogu postojati trgovine koje rade kontinuirano i diskretno. S ove točke gledišta, implementirani sustav ERP klase trebao bi biti univerzalan i sadržavati širok raspon specijaliziranih modula.

Budući da su današnja poduzeća često zemljopisno raspoređena, vrlo je važno da se grane koje su udaljene od glavnog ureda imaju puni pristup općim informacijama skladište podataka. To je učinio s najnaprednijim tehnologijama mreže uključenih u razvoj ERP-sustava, koji također pružaju za razgraničenje i korisnik prava pristupa do informacija pohranjenih u njima.

Funkcionalnost sustava ERP klase

Govoreći o funkcijama, ne treba zaboraviti da je bilo koji proizvod ERP klase sustav upravljanja poduzećem u cjelini. Raspon njegovih mogućnosti u prvom redu ovisit će o skali i značajkama rada objekta za koji se koristi. Razmotrite klasični skup funkcija:

proizvodnja

• Održavanje projektnih i tehnoloških specifikacija proizvoda ili usluga izvršenih za određivanje broja potrebnih materijala i troškova rada.
• Izrada planova proizvodnje.
• Planiranje i upravljanje tehničkim kapacitetima poduzeća u različitim pristupima: od pojedinih jedinica do trgovinskih i proizvodnih udruženja.

finansije

• Operativno računovodstvo, financijsko upravljanje, vođenje poslova, porezno računovodstvo i kontrola.
• Upravljanje imovinom poduzeća, uključujući stalnu imovinu, vrijednosne papire, bankovne račune i tako dalje.
• Sveobuhvatno planiranje financijska sredstva poduzetništvo i kontrolu svojih rezultata.

logistika

• Formiranje planiranih pokazatelja traženih količina materijala, sirovina, dijelova, komponenata u skladu s planovima proizvodnje.
• Upravljanje nabavom i prodajom: računovodstvo izvođača radova, održavanje registra ugovora, upravljanje nabavnim lancem, implementacija skladišnog planiranja i računovodstva.

osoblje

• Upravljanje procesom zapošljavanja.
• Operativno osoblje i pohađanje vremena, održavanje osobnog stola, obračun plaća.
• Planiranje radne snage.

Marketing i oglašavanje

• Održavanje prodajnih planova.
• Upravljanje cijenama na različitim vrstama tržišta s ciljem formiranja adekvatne opće strategije poduzeća, transparentna politika izračuna troška robe: račun popusta i posebnih uvjeta prodaje.
• Planiranje i kontrola stalnih promidžbenih i marketinških aktivnosti.

Projekti. odgovornost

• Pružanje širokog izbora standardiziranih računovodstvenih, financijskih i upravljačkih obrasca za izvještavanje, kao i fleksibilnog mehanizma za stvaranje prilagođenih.
• Izrada zajedničke strategije: fazno planiranje potrebnog vremena, materijalnih, financijskih i ljudskih resursa za uspješnu provedbu.
• Praćenje glavnih pokazatelja projekta.

Koja poduzeća mogu koristiti ERP sustave

Na prvi pogled se može činiti da je ova klasa sustavi su dizajnirani isključivo za velike tvrtke, kao što je za njih u većoj mjeri karakterizira visoka složenost toka strukture resursa i procesa različitih vrsta. Međutim, postoje situacije u kojima poduzeće male veličine možda nije dovoljno za korištenje MRP ili MRP II klase. Danas, tržište može kupiti softverske proizvode koji imaju različite mogućnosti. Ovisno o ljestvici poduzeća na kojem se mogu učinkovito koristiti, ističu teška, srednja i lagana rješenja.

Što se tiče neproizvodnih organizacija, sustavi ERP klase su primjenjivi i za njih. Za takva poduzeća bit će dovoljno i nije prevelika funkcionalnost. Trenutačno postoje male integrirane ili lokalne verzije sustava koji mogu zadovoljiti potrebe trgovačkih tvrtki ili organizacija koje rade u uslužnom sektoru. Valja napomenuti i da mnogi programeri nude svoje kupce i proizvode iz industrije.

O načinu klasifikacije

Najočitiji znak kojim se svi ERP sustavi mogu klasificirati jest mjerilo organizacije u kojoj se mogu primijeniti. S ove točke gledišta, ovisno o broju radnih mjesta, obično se dodjeljuju rješenja za:

• Velike korporacije (preko 10 tisuća ljudi).
• Prosječne korporacije (od 1 do 10 tisuća ljudi).
• Prosječna poduzeća (od 100 do 1 tisuća ljudi).
• Mala poduzeća (manje od 100 ljudi).

Važna značajka sistematizacije takvih informacijskih proizvoda je funkcionalnost. Ovisno o broju obavljenih zadataka, općenito se prihvaća sljedeća podjela:

• Velika integrirana.
• Srednji integrirani.
• Financije i upravljanje.
• Lokalna.

Lokalna verzija obično je ujedinjeni okvirni informacijski proizvod s uskim fokusom, koji ima relativno mali ukupni trošak. Najčešće obuhvaća jedan ili više blokova u području financija organizacije ili njegovih računovodstvenih aktivnosti. Takvi sustavi su prikladni za male proizvodne ili komercijalne tvrtke.

Financijski i upravljački sustav upravljanja poduzećem može se koristiti uglavnom u neproizvodnim organizacijama, uglavnom trgovanjem ili radom u području pružanja usluga. Osim financijskih i računovodstvenih, ovdje su uključeni i moduli upravljanje logistikom.

Integrirani informacijski sustavi, ovisno o ljestvici cilja, mogu biti srednje ili velike. Oni pokrivaju sve poslovne procese korporativnih struktura, interakcije s dobavljačima i potrošačima, proizvodnja gotovog proizvoda, materijalni i financijski tokovi, odnosi s osobljem, nabava, skladištenje i marketing, provedbu projekata i mnoge druge.

Suvremeno tržište ERP sustava

Svi softverski proizvodi predstavljeni na domaćem tržištu mogu se podijeliti u dvije glavne kategorije: ruski i uvezeni. Razlike između njih nisu samo mjesto stvaranja već i funkcionalnosti.

Snažna zapadnjačka kretanja služe kao standardi za ono što se obično naziva ERP klasni sustav. Najbolji primjeri takvih su proizvodi tvrtke SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Svi se oni mogu koristiti na ciljanim objektima bilo koje razine, uključujući i one velike. Međutim, njihova upotreba ruskih tvrtki često može biti teška zbog moguće pojave sljedećih problema:

• Nedostupnost poduzeća da ozbiljno reorganiziraju postojeće poslovne procese. Skala takvih promjena teško je pretjerivati. Poslovni procesi sustava upravljanja stranim poduzećima bitno se razlikuju od onih koji se koriste u našoj zemlji.
• Nedovoljan broj stručnjaka sposobnih za provedbu projekta uvođenja ERP sustava za uvoz u Rusiju s odgovarajućom razinom kvalitete.
• Visoki troškovi korištenja takvih rješenja.

Unatoč općem zaostajanju za zapadnim kolegama, suvremeni ruski razvoj postupno povećava njihovu funkcionalnost. U potpunosti su prilagođeni radu domaćih poduzeća. I može se uspješno implementirati, ako u određenom slučaju ne zahtijeva široku pokrivenost poslovnih procesa, ali dovoljno je samo uspostaviti računovodstvo za određena područja djelovanja pomoću ERP sustava. Primjeri naprednog domaćeg razvoja su proizvodi tvrtki 1C i "Galaxy".

Gledanje u budućnost - ERP II

Koncept ERP II, koji se pojavio neko vrijeme, bio je rezultat poboljšanja ERP metodologije. Planiranje i upravljanje resursima poduzeća ostaju ovdje među glavnim zadaćama. Međutim, brzi razvoj Interneta, koji je pokrenuo rođenje nove metodologije, ostavio je svoj trag, čineći tradicionalni posao djelomično elektroničkim. ERP II kombinacija je klasičnog sustava upravljanja poduzećem s specifičnim rješenjima za mrežnu trgovinu.

Sada je postalo izuzetno važno u interakciji s vašim partnerima preko mreže. Postoje dva važna uputa za to: upravljanje opskrbnim lancem i odnosa s kupcima. Potvrđivanje informacija prestaje biti takav, ostavlja vanjsko okruženje i postaje temelj za suradnju s drugim poslovnim subjektima. Novi koncept u ovom slučaju formuliran je kao upravljanje resursima i vanjskim odnosima poduzeća. Uz ideološko preusmjeravanje, ERP II sustavi imaju svoje tehnološke značajke.

Rješavanje problema odabira sustava

Izbor softvera ove razine je vrlo odgovoran proces. Nepravilna odluka o ovom pitanju, posebno za velike projekte, može dovesti do znatnih troškova vremena i novca u nedostatku očekivanog rezultata.

Učinkovita provedba sustava velikih razmjera, koji je, na primjer, mora osigurati učinkovito upravljanje proizvodnjom sada, bez iznimke zahtijevaju ga poslovnih procesa reinženjeringa. Važno je ne dopustiti situaciju u kojoj će, po završetku provedbe programa, prikupljati neiskorištene podatke ili ne riješiti potrebne zadatke. Zbog toga je bolje provedba projekta pozovite tim stručnjaka da dokažu svoju vrijednost u ovom poslu.

Postoji popis kriterija na temelju kojih projektni tim, u dogovoru s upravom ciljnog poduzeća, može napraviti optimalnu, troškovno učinkovitu odluku o izboru softverskog proizvoda:

• Korespondencija tehničkih i funkcionalnih sposobnosti sustava s glavnim ciljevima poduzeća.
• Ukupni trošak vlasništva trebao bi se uklopiti u proračun koji se dodjeljuje za te svrhe. Osim troškova nabave sustava, to uključuje operativne i druge vrste neizravnih troškova.
• Provedeni informacijski sustav ERP klase mora biti u skladu sa svim općeprihvaćenim tehničkim zahtjevima, te stoga biti skalabilan, pouzdan, otporan na moguće kvarove i imati antivirusnu i protu-hakersku zaštitu.
• Dobavljaču treba zajamčiti naknadno održavanje i podršku instaliranog softvera.

Proces implementacije sustava klase ERP

Uvođenje ERP sustava u poduzeća prati provedbu iste strategije na njima. Ovaj postupak, ovisno o ljestvici cilja, obično traje od nekoliko tjedana do nekoliko godina. Implementacija organizacije može to učiniti samostalno ili pomoću pomoći specijaliziranih tvrtki. Možemo razlikovati glavne faze ovog procesa:

1. Primarna organizacija. Ovdje je potrebno utvrditi strateške ciljeve, ciljeve i naznačiti očekivani učinak provedbe za određenu organizaciju. Na temelju tih podataka bit će moguće izraditi tehnički plan za projekt.
2. Razvoj projekta. U ovoj fazi analizira se trenutna aktivnost organizacije: strategije za njegovu promociju, poslovne procese. Na temelju svojih rezultata, izgrađuje se model sustava, a dodatni plan dodan je u plan rada.
3. Izvršenje projekta. Budući da su pravila poslovnih procesa diktirana implementiranim ERP sustavom, ovdje se transformiraju prema jedinstvenim zahtjevima. Ako je potrebno, provodi se razvoj oblika izvješćivanja i algoritama prijenosa podataka iz prethodno korištenih računovodstvenih programa. Ako neuspjeh sustava funkcionira za objekt detektira se u prethodnim fazama, ona se mijenja. Zaključno, korisnici su obučeni i unaprijed testirani.
4. Puštanje u pogon. U procesu korištenja, postoji otkrivanje i otklanjanje mogućih pogrešaka i kvarova.

Sustav upravljanja ERP klasom danas nije samo kopija skupog softvera instaliranog na svim računalima u organizaciji, već i glavnom pokretačkom snagom dugoročne poslovne strategije. Odabir bi trebao biti temeljen na postojećim potrebama i mogućnostima cilja. Uspjeh cijelog poslovanja ovisi o ispravnosti donesene odluke i koracima koje treba poduzeti kasnije.