Poredak naloga za osoblje. Upravljanje ljudskim resursima: nalozi

Narudžbe za osoblje odnose se na ključne izvore tijeka rada u modernim poduzećima. Koja je specifičnost njihove kompilacije? Kako ti dokumenti izgledaju?

Koje su narudžbe za osoblje?

Zakonodavstvo Rusije, koje regulira upravljanje osobnim dokumentima, pretpostavlja redovnu primjenu različitih pravnih akata u poduzećima. Među njima su i nalozi. Uobičajeno ih je klasificirati u dvije glavne sorte. Naime:

• na naloge vezane uz glavnu djelatnost;
• na naloge izdane u svrhu upravljanja osobljem poduzeća.

U ovom slučaju, govorimo o pravnom aktu drugog tipa.

Nalog o osoblju - vrsta administrativne dokumentacije poduzeća. Ove izvore objavljuje tvrtka za pravnu registraciju:

• osoblja;
• pomicanje osoblja s jednog mjesta u drugi;
• narudžbe određenim zaposlenicima ili kolektivu kao cjelini;
• otpust zaposlenika.

Ti poslovi pretpostavljaju da će tvrtka izdati odgovarajuće vrste naloga za osoblje. Kako mogu biti?

Na primjer, postoje narudžbe:

• o imenovanju zaposlenika, o puštanju s dužnosti;
• na dodjelu, poticanje zaposlenika;
• na premještanje zaposlenika na drugi položaj.

Uvođenje i ispravak podataka u radnim knjigama i drugim osobnim dokumentima, u mnogim slučajevima, provodi se na temelju predmetnih naloga.

Oblici naloga za glavne aktivnosti

U ruskim poduzećima aktivno se koriste jedinstvene narudžbe na osoblju - na temelju oblika odobrenih u raznim izvorima zakona. Glavni je Uredba Državnog statističkog odbora br. 1, koju je izdalo odjel 5. siječnja 2004. godine. Razlikuju se sljedeće glavne vrste naloga za osoblje, kako je određeno odgovarajućom Odlukom:

• prijam osoblje (to na temelju jedinstvene oblika T-1 i T-1a, po prvi - osobni drugi - sažetak);
• o prijenosu radnika (obrasci T-5, T-5a);
• o otpustu zaposlenika na dopustu (dokumenti T-6, T6a);
• po prestanku ugovora (obrasci T-8, T-8a);
• na putu stručnjaka (dokumenti T-9, T-9a);
• na poticanje zaposlenika (obrasci T-11, T11-a).

Valja napomenuti da dokument cirkulacije poduzeća također može koristiti svoje oblike naloga, ako to nije zabranjeno zakonom. To je također moguće u slučaju da jedan ili drugi uzorak narudžbe na osoblju u obliku jedinstvenog obrasca nije zakonom odobren.

Ako tvrtka izrađuje određeni dokument neovisno - preporučuje se primjena odredbi posebnog državnog standarda, GOST R 6.30-2003. Kako može izgledati jedinstvena narudžba za osoblje? Primjer takvog dokumenta nalazi se na donjoj slici.

U ovom slučaju, uzorak naloga za posao ujedinjenom obliku br. T-1.

Jedinstveni oblici naloga najčešće se koriste u proračunskim organizacijama, kao iu državnim poduzećima. U mnogim slučajevima to je zbog dostupnosti odobrenih uzoraka izvornih odjela.

S druge strane, u privatnim tvrtkama često se koriste vlastiti oblici naloga. Ali, u pravilu, samo u onim slučajevima kada nije odobren jedinstven dokument koji bi riješio zadatke kadrovske službe. Ako su oni u optjecaju, obično poduzeća ne troše vrijeme stvarajući nove oblike koji će, zapravo, duplicirati jedinstvene. Koji se, štoviše, obilježava prilično visokim stupnjem praktičnosti, u smislu strukture.

Kako izgledaju uzorci osobnih naloga koje je razvila tvrtka? Primjer jedne od njih nalazi se na sljedećoj slici.

U tom se slučaju razmatra uzorak redoslijeda odobrenja raspored odmora. Obično se prikazuje u prilično jednostavnoj strukturi.

Imajte na umu da poduzeća obično nemaju određeni razlog za zamjenu standardizirani obrasci intracorporate uzoraka - osim ako firma nije organizirana vrlo složene proizvodne oblike koji zahtijevaju uspostavu zasebnih računovodstvenih mehanizama. Ili, ako je njihova struktura dovoljno jednostavna - kao u slučaju rasporeda blagdana.

Može se primijetiti da postoji nekoliko kriterija za klasificiranje predmetnih naloga. Među njima su i struktura dokumenta. Razmotrimo njegove značajke u više detalja.

Struktura naloga: jednostavni i složeni dokumenti

Dakle, najvažniji kriterij za razvrstavanje predmetnih naloga je struktura. U skladu s tim, dokumenti su podijeljeni u glavne dvije vrste - jednostavne i složene.

Narudžbe tipa 1 karakteriziraju prisutnost jednog upravnog bloka (riječi: "prihvatiti", "odbaciti s dužnosti", "prenijeti" itd.). Ako je, primjerice, nalog za imenovanje jednog stručnjaka, tada će se smatrati pojedincem, ako je u svojoj nadležnosti nekoliko zaposlenika, to će biti označeno kao konsolidirani dokument.

Ako u izvoru postoji više administrativnih blokova, smatra se da je teško. Oni su prilično uobičajene, ali njihova upotreba se smatra vrlo dugotrajan proces, čak i uz korištenje suvremenih tehničkih rješenja, jer u tom slučaju može biti potrebno u vezi velikih količina podataka, koji se nalaze u različitim dijelovima zaslugama.

Sada idemo na proučavanje različitih elemenata strukture dokumenata koji mogu sadržavati narudžbe u organizaciji.

Elementi strukture naloga na osoblju

Glavni element reda je odjeljak. Sastoji se od predmeta. Oni moraju biti uključeni u nalog na temelju određenog dokumenta. U tom slučaju, morate ga povezati. Ako je, na primjer, izvršena naredba za imenovanje osobe na poziciju, relevantne stavke mogu biti uključene u dokument na temelju:

• osobna izjava zaposlenika;
• ugovor o radu;
• bilješku iz glave koja je intervjuirala zaposlenika ili odlučila imenovati ga na drugu osnovu;
• intrakorporacijski čin;
• dopis.

Preporuča se da riječ "temelj" bude uključena u red, tada treba navesti upućivanje na određeni dokument. Navedeni izvor trebao bi odražavati činjenicu da je osoba imenovana na određeni položaj upoznata s odredbama reda. U tom slučaju potrebno je u dokumentu uključiti izraz "s redoslijedom upoznati", nakon čega zaposlenik, koji je proučavao relevantni izvor, označava i označava datum.

U nalozima - osobito, ako se čuvanje osobnih evidencija provede opet, kako bi se odrazilo činjenica o imenovanju zaposlenika na mjesto, potrebno je dati pravno značajnu formulaciju. Na primjer, vezano za termin ugovora s zaposlenikom, iznos njegove plaće, raspored njegovog rada.

Dakle, tipična struktura reda na osoblju pretpostavlja postojanje blokova koji odražavaju:

• upravno djelovanje uprave tvrtke;
• FIO i ostale informacije o zaposleniku;
• datum stupanja na snagu stavka dokumenta;
• druge važne riječi reda.

Dokumenti koji se razmatraju mogu se dopuniti raznim prijedlozima. Oni mogu biti zastupljeni u najširem rasponu. Dakle, u prilogu narudžbi osoblja može se odraziti popis položaja zaposlenika koji su u nadležnosti relevantnog dokumenta. Dodatak za redom mogu biti fiksne podataka, što je problematično odražavaju izravno u tekst - na primjer, to može biti grafike, slike, grafikoni, potrebno je pojasniti sadržaj teksta dokumenta.

Izrada naloga: što tražiti?

Što trebam obratiti posebnu pozornost prilikom obrade predmetnih dokumenata?

Prije svega, kako kažu stručnjaci, izrada narudžbi za osoblje ne bi smjela biti provedena pomoću kratica. Tekst bi trebao biti uključen u dokument bez kratica.

Sljedeći najvažniji kriterij za ispravno izvršavanje relevantnih dokumenata je nedostatak informacija o izvorima s različitim vremenima skladištenja. Na primjer, nalozi vezani za odmor i poslovna putovanja za osoblje održavaju se u skladu s važećim standardima 3 godine. Dokumenti koji odražavaju informacije o zapošljavanju zaposlenika trebaju se čuvati u arhivi tvrtke 75 godina.

Dakle, u svakoj narudžbi bi trebalo odražavati podatke o izvorima istog roka valjanosti.

Bit će korisno razmotriti glavne faze objavljivanja predmetnih dokumenata.

Faze izdavanja naloga za osoblje

Prije svega, treba napomenuti da, ovisno o specifičnim standardima u kojima tvrtka provodi HR outsourcing, narudžbe na osoblje se može pripraviti različitim principima. No, u općem slučaju njihova publikacija uključuje odluku nadležnih stručnjaka tvrtke kao što su:

• pokretanje odluke o potrebi izrade odgovarajućeg dokumenta;
• prikupljanje podataka potrebnih za izdavanje naloga;
• izrada posebnog nacrta, njegovo usklađivanje, dovršavanje, ako je potrebno;
• upisuju potrebne podatke u dokument i potpisuju ih nadležnim osobama;
• upoznavanje s redoslijedom onih osoba čiji su položaji u nadležnosti relevantnog pravnog akta.

Priprema odluke o izdavanju naloga

Rješenje prvog zadatka može se provesti korištenjem informacija sadržanih u bilješke o uslugama, intrakorporacijski podaci, djela. Interni nalozi, u pravilu, temelje se na lokalnim pravnim aktima, a njihov popis može biti vrlo širok. Skice dotičnih dokumenata obično se izrađuju uz sudjelovanje odgovornih službenika kadrovskih službi poduzeća. Istodobno, njihovo djelovanje može se provoditi na temelju podnesaka koje potpisuju čelnici raznih strukturnih odjela tvrtke.

Kao temelj za relevantne dokumente može se primijeniti uzorak naloga za osoblje, koji se tradicionalno koristi od strane tvrtke. Glavna stvar u rješavanju ovog problema je pažljivo proučiti čimbenike koji unaprijed određuju objavu dokumenta, osnove za razvoj reda. Važno je da tekst koji je uključen u relevantni dokument ispunjava zahtjeve zakona.

Prikupljanje podataka za izvršenje naloga

Sljedeći zadatak odgovornih stručnjaka tvrtke, koji čine jedan ili drugi uzorak naloga o osoblju - prikuplja potrebne informacije u svrhu izdavanja dokumenta. Može ga zastupati:

• u službenim pravnim aktima;
• u internoj dokumentaciji tvrtke;
• u izvorima koje objavljuju viši objekti, odjeli, kojima je odgovoran nositelj;
• u arhivskim dokumentima;
• u medijima, znanstvene publikacije.

Izrada nacrta

Nakon prikupljanja podataka nadležni stručnjaci izrađuju neposredno nacrt zapovjedništva za osoblje. Rješenje ovog zadatka podrazumijeva, prije svega, ispravno izvršenje dokumenta. Poželjno je naznačiti da se projekt razvija, uzorak naloga za osoblje, a ne službeni lokalni pravni akt. To jest - napišite riječ "projekt" na dokument. Međutim, tekst u izvoru trebao bi biti što bliži onome što bi trebalo biti prisutno u službenom redoslijedu. Moguće je da će nadležna osoba unaprijed odobriti tekst dokumenta u izvornom obliku.

Ako se narudžba - u obliku, kao iu sadržaju, usklađuje - odmah ili s prilagodbama, može se poslati i za potpisivanje. Koji je postupak?

Potpisivanje naloga i prenošenje zaposlenicima

U načelu, u tome nema ništa komplicirano - glavna stvar je da osoba koja certificira dokument treba imati ovlasti. U pravilu, šef tvrtke potpisuje narudžbe za osoblje. U njemu se prenosi potpuno pripremljeni oblik, ujedinjen ili intrakorporat, s informacijama koje su donijeli odgovorni stručnjaci. Potpisivanje dokumenta podrazumijeva naznaku položaja osobe koja upravlja tvrtkom, njegovim imenom i potpisom.

U skladu s pravilima koja su osnovana unutar tvrtke, dokument se, ako je potrebno, poništi.

Nakon potvrde čelnika, dokument se prenosi zaposleniku koji ga treba upoznati. Činjenica da je osoba proučila dokument može se potvrditi njegovim potpisom na nalogu ili dopunjavanjem njegovog obrasca za registraciju.

Proučimo sada kako se provode nalozi o osoblju. Glavni zadatak, koji rješavaju odgovorni zaposlenici tvrtke, je registracija dotičnih dokumenata.

Prijava naloga: nijanse

Postupak u pitanju uključuje unošenje informacija o nalogu u posebne registre unutar tvrtke. Vjeruje se da odobreni uzorak naloga na osoblje stječe pravnu snagu tek nakon registracije relevantnog izvora u tvrtki. Ako se taj postupak ne provede u odnosu na dokument, tada se ne pojavljuju pravne posljedice - za zaposlenike i upravljanje tvrtkom.

Registracija naloga za osoblje, kao što smo već napomenuli, važan je aspekt održavanja ovih dokumenata. Odgovarajući postupak uključuje rješavanje tri zadatka:

• računovodstvo dokumenata;
• kontrola izvršenja naloga;
• osiguravajući brz pristup dokumentima.

Da se registrirate u tvrtki trebali bi svi izvori klasificirani kao administrativni, izvještavati, financijski. Treba unijeti u unutrašnje podatke o podacima i dokumentima koji dolaze izvan gospodarskih subjekata. Narudžbe osoblja, kao i bilo koji drugi izvor, pri prijavi dobivaju pojedinačni broj, kao i indekse potrebne s gledišta optimalne klasifikacije relevantnih izvora.

Zapisnik u evidenciji osoblja mora imati sve dokumente koji su podvrgnuti izvršenju, kao i za snimanje i informiranje zainteresiranih zaposlenika o određenim ekonomskim činjenicama. Narudžbe za osoblje, naravno, odnose se na takve izvore.

Postupak za registraciju dokumenata provodi se 1 put - izravno kada ih izdaje uprava (kao u slučaju predmetnih naloga) ili kada je primljena izvan objekta. U slučaju da se izvor kreće iz jedne strukturne podjele tvrtke u drugu, tada nije potrebno ponovno ga registrirati.

Postoje tri glavne metode za prijavljivanje izvora koji se koriste u tijeku rada organizacije.

Prvo, riječ je o registraciji časopisa, koja podrazumijeva detaljan odraz u posebnim registrima podataka o strukturi i svrsi za koje je izdana naredba za osoblje, primjer priloga.

Drugo, postoji format kartice za registraciju podataka o izvorima koji se koriste u okviru intra-korporativne cirkulacije dokumenata. To je dizajn kontrolnih kartica za izvore, kao i njihovu integraciju u specijalizirane ormariće.

Treće, postoji automatska registracija dokumenata. To uključuje unos podataka o predmetnim narudžbama i drugim izvorima u samostalne registre - pomoću posebnog softvera i potrebne infrastrukture (na primjer, pisači, skeneri, mrežni sučelja).

Postoji normativni akt prema kojemu bi se trebali registrirati normativni dokumenti - Red Ministarstva kulture Ruske Federacije br. 536, koji je usvojen 8. studenog 2005. godine. Ovaj izvor prava uključuje refleksiju u registru:

• naziv tvrtke koja je izdala ovaj ili taj dokument - u ovom slučaju, nalog za osoblje;
• naziv izvora;
• datum izdavanja dokumenta, njegov registracijski broj;
• naslov i sažetak dokumenta;
• Operativna jezika;
• pojam izvora;
• informacije o izvršenju naloga.

Uključivanje u registre organizacije informacija o određenim nalozima može se provesti uz primjenu drugih kriterija za njihovu klasifikaciju. Na primjer, služba za ljudske resurse može podijeliti relevantne izvore u one vezane uz poseban dopust zaposlenika, poslovna putovanja, poticaji. Obično više narudžbi čine tijek rada tvrtke, to će biti optimalnije klasificirati ih u zasebne baze podataka unutar registra.

Održavanje naloga

Drugi važan aspekt zadržavanja narudžbi u tvrtki je njihova pohrana. Iznad smo zabilježili da se narudžbe za osoblje pohranjuju ovisno o specifičnoj svrsi dokumenta unutar određenog vremenskog okvira. Stoga bi se dokumenti razvrstani prema relevantnoj značajci trebali nalaziti na različitim mjestima.

Nalog za osoblje (obrazac za njega) mora se čuvati odvojeno od onih izvora koji su relevantni za glavnu djelatnost poduzeća. Dokumenti registrirani i podneseni za skladištenje moraju biti predstavljeni u obliku izvornika.

Narudžbe za osoblje obično se kombiniraju u slučajevima koji su sistematizirani setovi različitih dokumenata. Potrebno je odgovornom stručnjaku za kadrovsku službu podnijeti datoteke, ispravno navesti listove koji se nalaze u njemu, dopuniti potrebnim dokumentima i pripremiti pokrivače za odgovarajuće skupove dokumenata.