Koliko se narudžbe za odmor čuvaju? Skladištenje osobnih dokumenata

Najvažnija strukturna jedinica poduzeća je kadrovska služba. Stručnjaci koji tamo rade često čine različite narudžbe, a također organiziraju skladištenje i promet. Najzahtjevniji dokumenti u sustavu cirkulacije dokumenata uključuju narudžbe za odmor. Koje su nijanse njihove formacije? Koji su uvjeti pohrane relevantnih narudžbi određenih regulatornim zakonodavstvom?

Koji dokumenti uključuju narudžbe za godišnji odmor?

Prije nego što razmotrimo pitanje koliko se zadržavaju nalozi za odmor, proučit ćemo dokumente na koje se odnose u smislu klasifikacije korporativnih intrakorporativnih dokumenata.

U skladu s općeprihvaćenim pristupom, oni su legitimno pripisani nalozima na osoblje. Ti su izvori grupirani na temelju zajedničkih karakteristika u pojedinačnim slučajevima. Dokumenti o osoblju mogu se sastaviti u objedinjenim oblicima i onim koje samostalno razvija poduzeće.

Slučajevi koji kombiniraju istu vrstu naloga ne bi smjeli kombinirati dokumente koji se značajno razlikuju u smislu pohrane. Razmislite o tome kako relevantni izvori mogu biti klasificirani prema ovom kriteriju.

Popis uvjeta za pohranu osobnih dokumenata

Postoje osobni dokumenti koji se dugo trebaju pohraniti. Istodobno, nije važno u kojem organizacijskom i pravnom obliku poduzeća djeluju. Dakle, zakon propisuje da se neki dokumenti moraju čuvati 75 godina. To uključuje, osobito:

• narudžbe za prijem zaposlenih na posao;
• naloga za otpuštanje radnika.

Postoje izvori koji se mogu skladištiti za mnogo kraći period - 5 godina. Takvi osobni dokumenti uključuju:

• narudžbe za blagdane;
• upute o poslovnim putovanjima.

Dakle, rok trajanja svih naloga za dopust kao verziju naloga za osoblje je 5 godina.

To su značajke regulatornog zakonodavstva. Poznavajući koliko se narudžbi za odmor čuvaju, potrebno je da bilo koji stručnjak službe za osoblje pravilno održava dokumentaciju za članove osoblja tvrtke. Prema tome, kompetencija tih stručnjaka može uključivati ​​i osiguranje sigurnosti relevantnih izvora.

Slučajevi koji uključuju naloge za godišnji odmor mogu se, pak, klasificirati u posebne kategorije na temelju dostupnosti dodatnih osnova za to. Na primjer, uzimajući u obzir organizacijsku strukturu poduzeća, raspodjelu zaposlenika po odjelima i odjelima tvrtke.

Dakle, sada znamo koliko se narudžbi čuva za odmor - pet godina. No, postoje brojne značajke koje karakteriziraju postupak za rad s dokumentima koji se odnose na puštanje zaposlenika. Bit će korisno proučiti ih.

Organizacija rada s osobnim dokumentima u poduzeću: nijanse

Prije svega treba napomenuti da zakonske propise kojima se uspostavlja postupak za organiziranje prometa predmetnih dokumenata još nisu usvojeni. Svaka organizacija samostalno ili, možda, uzimajući u obzir preporuke viših vlasti, određuje rad s relevantnim izvorima. Kako bi se optimiziralo rad s osobnim dokumentima, posebice onima vezanim uz izdavanje radničkih praznika, mogu se koristiti razni jedinstveni oblici.

Rad s dokumentima za odmor: nijanse

Ako govorimo posebno o dokumentima koji su relevantni za odmor, preporučuju ih stručnjaci za pohranu, uzimajući u obzir klasifikaciju:

• o dokumentima koji se odnose na plaćene, studijske praznike;
• narudžbe za druge vrste odmora.

Mogu se koristiti razni časopisi za organiziranje distribucije relevantnih dokumenata:

• registracija naloga za odmor;
• pričvršćivanje narudžbi za prijenos, opoziv zaposlenika s odmora.

Istovremeno, relevantni časopisi obično se čuvaju u papirnatom obliku.

Bilo koji nalog - na rodiljni dopust, na studentski dopust, osnovan po ugovoru - trebao bi biti izdan na temelju nekog drugog dokumenta. Ovi izvori mogu imati i posebna vremena skladištenja. Također, ima smisla klasificirati ih različitim skupinama kako bi se optimizirala radna skupina osoblja.

Organizacija skladištenja osobnih dokumenata: nijanse

Razmotrimo sada značajke organizacije pohrane osobna dokumentacija. Jedan od ključnih zadaća ovlaštenog stručnjaka je stvaranje slučajeva. Na svojoj odluci važno je, prije svega, razviti popis uvjeta pohrane dokumenata koji se tiču ​​tih ili drugih skupina. Svaki izvor mora imati potrebne preduvjete. Ako određeni dokument ne udovoljava utvrđenim zahtjevima, onda je nepoželjno uključiti ga u slučaj.

Prilikom organiziranja skladištenja osobnih dokumenata odgovoran službenik može koristiti različite standardne popise informacija o relevantnim izvorima ili koristiti intrakorporativne norme.

Iznad smo naveli primjere dokumenata koji se mogu spremiti za 5 godina (posebno, to su zapovijedi napustiti), kao i one koje organizacija mora biti stavljen u arhivu za mnogo više dugoročno. Promet izvora drugog tipa može se regulirati dodatnim internim propisima. Na primjer, ako dokument treba čuvati 75 godina, tvrtka se može staviti u pravila učinak prema kojoj je osoblje dokumentacija se šalje u arhivu za dugoročni smještaj. S druge strane, dokumenti s 5 godina trajnosti je, u mnogim slučajevima nema potrebe za prijenos u arhivi. Oni mogu biti smješteni u različite zaštićeni, ali u isto vrijeme više dostupni za brzo upoznavanje s tom mjestu.

Važan element tijeka rada je popis. Oni, osobito, tvrtke mogu koristiti samo prilikom prijenosa predmeta u arhivu organizacije.

Bit će korisno uzeti u obzir redoslijed radnji stručnjaka za osoblje prilikom pripreme dokumenata za dopust.

Prijavljivanje dokumenata za dopust: provjeru osnove za narudžbu

Kao što smo gore napomenuli, nalozi odgovarajuće vrste izdaju se na bilo kojoj osnovi. Mora biti provjerena. Općenito, ovo je odobreni raspored zaposlenih dopusta. Osim toga, taj izvor može biti dopunjen osobnom molbom zaposlenika za dopust.

Odgovarajući raspored izrađen je uzimajući u obzir odredbe LC RF-a, a dužnosti časnika osoblja mogu uključivati ​​provjeru postupka za formiranje ovog dokumenta radi usklađivanja sa zakonskim odredbama radnog prava. Ako je raspored pravilno sastavljen i nadopunjen drugim izvorima, izdat će se nalog za dopust zaposlenika. Može se primijetiti da tvrtka može usvojiti standarde prema kojima se detalji rasporeda i dokumenti koji ga nadopunjuju moraju odražavati u posebnim registrima. Ovaj se postupak može provesti kako bi se optimizirala prometa osoblja u poduzeću (u slučaju da je osoblje tvrtke dovoljno veliko).

Izvršenje turističkih dokumenata: izdavanje naloga

Sada, zapravo, o nalozima za odmor. Radi njihovog izvođenja mogu se koristiti standardizirani oblik, kao što je T-6 ili T-6a, ili intra. U ovom narudžbe najam direktor i odgovarajućeg dokumenta sastavio za običnog zaposlenika mogu biti zastupljeni u sličnoj strukturi. S gledišta radnog prava oni su isti tip dokumenata. Ali, naravno, ima smisla da ih distribuirati na raznim stvarima u HR outsourcing: nalozi za obične zaposlenike, vjerojatno će se izraditi mnogo češće nego u dokumentu na čelu tvrtke.

Izvršenje narudžbe: nijanse

Ispunjavanje obrasca za red za odmor karakterizira niz nijansi. Dakle, prilikom rješavanja ovog problema, osoblje osoblja treba:

• navesti vrstu dopusta u skladu s normama zakonodavstva ili lokalnih propisa poduzeća;
• odražavaju točan vremenski period rada prilikom izdavanja naloga za godišnji odmor.

Nalog za gotov dopust mora biti potpisan od strane čelnika poduzeća, osim ako drugi ovlašteni zaposlenici poduzeća, kao što je voditelj odjela za kadrove, imaju slične ovlasti.

Naravno, te ovlasti moraju biti službeno određene u posebnom lokalnom normativnom činu. Objavi ona mora, opet, šef organizacije, delegiranje odgovarajuću nadležnost za određenu osobu. S druge strane, osoba kojoj je moć postojećeg poretka objave ljudskih resursa naloga prenosivih potvrđuje činjenicu poznanstva s lokalnim propisima i uzima popis određenih obveza vezanih za izvršenje nadležnom tijelu.

Prijavljivanje dokumenata za odmor: registracija narudžbe

Zahtjev za gotovinu mora se registrirati kod osoblja. U tu svrhu, u relevantnim strukturnim pododjeljcima poduzeća koristi se poseban časopis. Istodobno, to se može provesti u više primjeraka, što je zbog pristupa službi za osoblje na klasifikaciju dokumenata koji su relevantni za dopust zaposlenika. No, ako osoblje tvrtke nema malu i značajnu potrebu za distribucijom osobne dokumentacije za različite skupine, časopis se može održavati u jednoj kopiji.

Prijava naloga: nijanse

Među stručnjacima postoji stajalište prema kojem je registracija narudžbe obvezatan uvjet za ulazak u pravnu snagu. To znači da potpisivanje dokumenta od strane čelnika tvrtke za to možda nije dovoljno.

Nakon registracije naloga za pružanje godišnji odmor i drugih dokumenata koji se odnose na odgovarajuće kategorije, dobiti jedinstveni broj na temelju koje je izvor uključen u sustav interne korporativne dokumenta. Organizacija određuje postupak za dodjeljivanje tog broja samostalno. U pravilu, uzimajući u obzir kronologiju formiranja naloga za osoblje za dopust.

Rok trajanja dnevnika naloga

Iznad smo ispitivali koliko se narudžbi za odmor čuvaju. Također se utvrđuje određeno razdoblje plasiranja za dnevnike relevantnih dokumenata - to je 3 godine od datuma upisa podataka o posljednjem nalogu za dopust, koji je zabilježen u časopisu. Pored ovih izvora, u poduzeću se mogu formirati i drugi pomoćni časopisi u okviru pojedinih linija djelatnosti kadrovske službe za optimizaciju cirkulacije dokumenata u tvrtki. Postupak popunjavanja relevantnih dokumenata može se utvrditi posebnim propisima lokalne regulative koji izdaje uprava poduzeća.

vozač organizacije, delegirajući odgovarajuće nadležnosti određenom zaposleniku. S druge strane, osoba kojoj je moć postojećeg poretka objave ljudskih resursa naloga prenosivih potvrđuje činjenicu poznanstva s lokalnim propisima i uzima popis određenih obveza vezanih za izvršenje nadležnom tijelu.