Uvjeti i vrijeme pohrane primarnih dokumenata u računovodstvu

Praksa pokazuje da praktički u bilo kojem modernom domaćem poduzeću najveći volumen dokumentacije generira računovodstveni odjel. Naravno, ovo

Dokumenti, documentshellip-

Ako citirate statistiku o količini proizvedene dokumentacije, ispada da u gotovo svim modernim domaćim poduzećima računovodstvo je izvor 80-90% papirnih dokumenata. Morate ih pohraniti iz razloga. Ograničenja definirati ne samo minimalni zadržavanje osnovnih računovodstvenih dokumenata točno vrijeme (obično u rasponu od pet godina do desetljeća), ali i uvjete u kojima se ti predmeti moraju biti. Istodobno, treba imati na umu da postoji podjela u dokumentaciju za privremeno skladištenje i trajno.

Međutim, kako pokazuje praksa, rukovoditelji u mnogim tvrtkama nisu zainteresirani za razumijevanje složenosti onoga što su uvjeti pohrane primarnih dokumenata. Da biste se oslobodili glavobolje, možete koristiti usluge specijaliziranih arhivskih tvrtki. U takvoj tvrtki točno znaju koja vrsta dokumenata koliko dugo je potrebno pohraniti, pod kojim uvjetima, pod kojim pravilima. Osim toga, u takvoj organizaciji postoji tehnička sposobnost da uništi dokumente povjerene skladištenju, kada rok istekne. To je stvarno zgodan, ali vrijedan novac. Ako želite uštedjeti novac, morat ćete dodijeliti posebnu sobu za arhivu i upoznati se s vremenom čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata u organizaciji po zakonu.

Želim - ne želim

Problem, slučajno, ne proizlazi iz nule. Zakoni na snazi ​​utvrđuju uvjete pohrane primarnih računovodstvenih dokumenata, au okviru bilo kojeg poduzeća oni se moraju poštivati. Iz zakona proizlazi da je svaka pravna osoba odgovorna za očuvanje dokumentacije. To znači da se ne igra ulogu oblika aktivnosti - da li samozaposleni, vlastoručno vodi slučaj, ili veliku grupu, i dalje morati da prisustvuju vođenja računovodstvenih evidencija i drugih dokumenata. Važno je ispitati zakone postaviti rok trajanja elektroničkih primarnih dokumenata papira, tako da se u slučaju sukoba sa izvođačem ili inspekcije od strane inspekcija nije završiti u nezgodnom položaju. Osim toga, nepoštivanje zakonskih vremenskih intervala može izazvati značajnu kaznu u provjeri. Postojeći zakon sadrži propise koji reguliraju minimalno razdoblje skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata. Važno je da je posao siguran, a poslovanje u našoj zemlji je zakonitost, poštivanje utvrđenih pravila.

125. savezni zakon, donesen u listopadu 2004., govori koliko dugo su pohranjeni elektronički primarni dokumenti, papirni dokumenti. Temeljeno na imenu, posvećeno je arhivima i pravilnom poslovanju. U ovom službenom dokumentu razmatraju se osobitosti pohrane službenih radova koje izrađuje računovodstveni odjel. Gdje možete pronaći i značajke koje omogućuju razlikovanje privremenog i trajnog čuvanja dokumentacije i uvjeta specifičnih za određenu vrstu papira.

Kome se širi?

Odgovornosti za poštivanje minimalnih uvjeta pohrane primarnih dokumenata dodjeljuju se:

• instance lokalne samouprave;
• državna tijela;
• poduzetnici;
• poduzeće;
• osobe koje se bave poduzetničkom aktivnošću.

Pridržavanje zakona mora se primjenjivati ​​na arhivsku dokumentaciju, uključujući i one koji se odnose na osoblje. Sva vremenska razdoblja navedena u zakonu moraju biti na sigurnom mjestu. Osim federalnim zakonima, posebno rok trajanja od osnovnih dokumenata i računovodstvenih evidencija koje su pogođene u nizu normativnih dokumenata koji su na snazi ​​na teritoriju zemlje u cjelini i na svakom pojedinom području. Međutim, najvažniji dokument je navedeni 125. zakon kojim se daje potpuni popis dokumenata koji reguliraju trajanje skladištenja računovodstvenih vrijednosnih papira.

Zakon br. 129

Godine 1996. izdan je federalni zakon posvećen posebnostima računovodstva. Navodi se da računovodstvo može oblikovati svoju dokumentaciju na papiru, kao i upotrebom raznih alatnih strojeva. Istodobno, tvrtka mora samostalno napraviti kopije dokumentacije na papiru, tako da svi sudionici operacija imaju pristup podacima o njima. Ako nadzorno tijelo zahtijeva pristup dokumentaciji, predstavnici tvrtke moraju dostaviti takvu dokumentaciju. Pravo na to je u zaposlenicima tužiteljstva, a predstavnici suda.

Stvaranje, skladištenje uz poštivanje uvjeta pohrane primarnih računovodstvenih dokumenata, davanje na zahtjev mora odgovarati obrascima utvrđenim u zakonskim aktima. Dokumenti se moraju poslati podnositelju zahtjeva u papirnatom obliku. Ako je moguće koristiti strojeve koji se koriste u radu, ako se svi sudionici slože, izvješćivanje se može poslati elektroničkim putem. To je dopušteno i zakonima naše zemlje.

Pohranjujemo prema pravilima

129. savezni zakon sadrži referencu na obvezno pridržavanje uvjeta pohrane primarnih računovodstvenih dokumenata. Posebno, članak 17. navodi da svaka pravna osoba nužno mora pohraniti takvu dokumentaciju, uključujući registre i izvještaje. Duljina vremenskog razmaka utvrđuje se pravilima koja uređuju arhivsko poslovanje na državnoj razini. Trajanje ovog razdoblja ne može biti kraće od 5 godina.

Za dokumentaciju koja regulira računovodstvenu politiku i neke druge kategorije (programi koji se koriste na strojevima koji obrađuju podatke, račune računa rada) uspostavlja se posebno razdoblje pohrane primarnih dokumenata. Naravno, trajanje ovdje je također pet godina (u nekim slučajevima, ovo razdoblje može se postaviti više), ali vrijeme počinje računati od vremena kada je tvrtka koristila ovaj dokument po posljednji put. Voditelj pravne osobe je osoba koja je zakonski odgovorna za vođenje propisane dokumentacije uz poštivanje vremenskih intervala. To znači da svaki obrazovan i odgovoran menadžer mora znati razdoblje skladištenja primarnih dokumenata u računovodstvu ako želi zadržati situaciju u tvrtki pod njegovom kontrolom.

Kao što praksa pokazuje, mnoge organizacije redovito provoditi popis službenih dokumenata i lokalnih normativnih akata utvrđuju odgovornost za spremanje dokumenata osoba s kojima zapravo interakciju inspekcijskim tijelima nadzora usklađivanja s pravilima arhivske rada.

Stvaranje i pohrana: sve po pravilima

Na temelju postojećeg zakonodavstva, računovođe može se oblikovati kao primarne dokumentacije, kao i sažetak, ne samo na papiru, ali u elektroničkom vide- uz obvezu izraditi papirnate kopije dodijeljene entiteta i na zahtjev dotične osobe, nadzorno tijelo, Društvo je dužno u najkraćem mogućem roku poslati papirnate dokumente na adresu. Priprema i skladištenje moraju se provesti u obliku utvrđenim trenutnim propisima.

O razdoblju skladištenja primarnih dokumenata u računovodstvu, redoslijed ovog procesa, govori popis dokumenata koji smatraju tipični upravljački papiri koji se formiraju za vrijeme bilo kojeg poduzeća. To su osnovane 2010. godine u dokumentu koji je odobrio Ministarstvo financija i Rosarkhiv. Osim toga, potrebno je uzeti u obzir zahtjeve poreznog zakona koji propisuje da je svaki građanin naše zemlje odgovoran za vođenje računovodstvenih evidencija četiri godine. To se odnosi na vrijednosne papire vezane uz račun troška, ​​komponente prihoda, kao i potvrdu plaćanja poreza.

Mi pristupamo poslovnom umu

Pravilna organizacija procesa u skladu s rokom trajanja od osnovnih računovodstvenih dokumenata zahtijeva profesionalni pristup, sudjelovanje osoblje odgovorno za računovodstvene dokumentacije, obrade arhivskoga informacija o organizaciji i sam tijek rada. Trenutačno praktički nema mjesta specijaliziranog obrazovanja u arhivima, tako da pronalaženje stvarno visokokvalitetnih stručnjaka često nije lako. S druge strane, progresivno zakonodavstvo zahtijeva održavanje uvjeta čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata, inače se možete suočiti sa kategoriziranim neugodnim novčanim kaznama. Optimalna opcija za dovoljno veliki tijek rada je stvaranje odjela odgovornog za arhiviranje u stanju tvrtke i osiguravanje redovne obuke osoblja odgovornog za dokumentaciju osoblja s unutarnjim resursima. To će omogućiti da se kontroliraju inovacije utvrđene zakonima i da zadovolje sve zahtjeve.

Alternativna opcija, koja također omogućuje razmatranje razdoblja skladištenja primarnih dokumenata i promatranja u njihovim radnim aktivnostima, je suradnja s posrednikom koji preuzima obvezu očuvanja klijentovih vrijednosnih papira. Međutim, odabir arhivske tvrtke za sebe također nije jednostavan zadatak. Potrebno je pažljivo analizirati sve dostupne opcije kako bi se prednost pouzdanom poduzeću, a ne brinuti da se može zatvoriti i zgrada izgorjeti.

Značajke pohrane određenih vrsta dokumentacije

Kao što se može vidjeti iz postojećeg zakonodavstva, arhiva koji se prenose osnovnu dokumentaciju, kao i knjiga i izjave i ravnoteža dokumenata. Sve ove kategorije službenih dokumenata dok ne budu poslani u arhivu treba držati u području računovodstva, pravna osoba je dužna osigurati sve potrebne uvjete za očuvanje papira: slučajevi trebaju biti zatvorena, požar i druge sigurnosti - poštivati. Unutar poduzeća posebnom se dokumentu dodjeljuje osoba odgovorna za očuvanje dokumentacije.

Ako tvrtka koristi obrasci za strogu odgovornost, po zakonu ti se dokumenti trebaju čuvati u sigurnom ili posebnom ormaru, zatvorenom prostoru i jamči sigurnost dokumentacije. Primarna dokumentacija trenutnog vremenskog intervala, ručno obrađena, treba prikupiti u skladu s kronologijom u registru, koja se zatim šalje u arhivu za trajno pohranjivanje.

Što još treba obratiti pozornost?

Kada spremanje bankovne izjave, novac naloga i izvješća o napretku potrebne da bi sve dokumente s obzirom na kronologiju i uvijanje za zajednički sustavno pohranu. Neke određene kategorije dokumenata (izvješća o smjenama, radni nalozi) mogu biti pohranjeni, nisu obvezujući, ali okružuju u mape, tako da ništa nije izgubljeno i nije bio korišten s nepoštene svrhe.

Očuvanje dokumentacije, te pravovremeno upućivanje u arhivu - to je prvenstveno odgovornost je glavni računovođa prostoru, iako su lokalni propisi, ako je potrebno, može uključivati ​​prenošenje ovlasti na druge osobe. Izdavanje primarne dokumentacije, izvještavanja, bilance dokumenata je moguće samo u posebnim slučajevima formalnog poretka glavni računovođa. Općenito, strukturalne jedinice nemaju pristup računovodstvenim dokumentima. Povlačenje dokumentacije je moguće samo uz namjenski zahtjev doznavatelnyh agencijama, sudovima ili drugim tijelima koja imaju relevantne ovlasti u skladu sa zakonom. U tom slučaju, morate dati službenu odluku, sastavljen u skladu sa zakonskim propisima. Kada je potrebno sastaviti izvješće oduzimanje, primjerak koji se prenosi predstavnika organizacije pod slikom.

Trajanje pohrane primarnih dokumenata odražava se u donjoj tablici.

Značajke tijeka rada

Pojam "workflow" primjenjuje se na skup čimbenika povezanih s kretanjem dokumentacije od trenutka stvaranja papira do prijenosa u arhivsku datoteku. Razvoj rasporeda je područje odgovornosti glavnog računovođe, iako je u nekim poduzećima delegiran dokument menadžer. Međutim, kako je praksa pokazala, najtočnije je uključivanje takvog rasporeda u računovodstvenu politiku organizacije, a potom je odobreno posebnim izdanjem naloga kojeg je potpisao glavni dužnosnik tvrtke.

Uz pomoć rasporedu može se ugovoriti organizacijske procese i pojednostaviti zadatak planiranja u poduzeću. Raspored primarne dokumentacije tijeka rada - popis izvođača, vremenske intervale u kojima je rad treba poslati na obračunavanje i razdoblja za koje računovođe njima. Izvještajna razdoblja, uključujući bilježenje bilance, nužno su opisane. Često računovodstvo politika uključuje regulaciju razdoblja čuvanja izvornih dokumenata, to razdoblje jednak ili utvrđeno zakonom ili imenovati više ako je potrebno po specifičnosti tvrtke. Kada su računi za godinu će, dokumentacija se pripremaju uspostavljen red i prebačen u arhivske pohrane. U isto vrijeme uzeti u obzir da će u budućnosti možda će biti potrebno izdvojiti korisne podatke iz prenose na obujam. Da biste to učinili, uobičajeno je podijeliti datoteke u mape, grupiranje se objašnjava sadržajem. Svaku mapu dodjeljuje se relevantni naslov.

Značajke pohrane predmeta

Sva dokumentacija formirana tijekom poslovanja poduzeća, kao što je gore navedeno, podijeljena je na privremeno skladište i trajno. Prilikom prijenosa vrijednosnih papira u arhivu potrebno je svaku od tih kategorija svaku staviti, bez miješanja službenih radova u jednoj mapi. U tom se slučaju kopije trebaju čuvati odvojeno od izvornika. Također u zasebnim mapama potrebno je sortirati dokumentaciju koja prikazuje izvješćivanje, planove za godinu i četvrtine, po mjesecima. Jedan slučaj mora sadržavati jedan dokument.

Za grupe predmeta, možete koristiti dokumente stvorene u jednom razdoblju (kvartalu, godina, mjesec). Iznimka je tzv prolazna kategorija - na primjer, osobne poslovanja, zatvaranje koji nije vremenski se podudara s kalendarskom godinom. Ako slučaj sadrži dokumentaciju generirana za nekoliko mjeseci, potrebno je svaki mjesec odvojiti od drugih posebnih lista, pričvršćivanje na njega, koliko dokumenata na njih te jedinice. Istovremeno, dopušteno je grupiranje do 250 listova u jednu datoteku. Mjestina u debljini može biti 4 cm ili manje.

Što još treba obratiti pozornost?

Kao što se može vidjeti iz pravila arhiviranja, ako dokumentacija ima privitke, one (bez obzira na njihovu izradu) trebaju biti priložene dokumentaciji koju prate. Općenito, redoslijed arhiva računovodstvene dokumentacije je vrlo važan, stoga ga valja strogo pridržavati. U pravilu, prvo objavite izjave, a zatim objašnjenja, nakon čega je ravnoteža, dopunjena priloženim dokumentima.

Prilikom organiziranja skladištenja osobnih računa zaposlenika tvrtke potrebno je izdvojiti zasebni slučaj za koji se dokumentacija utvrđuje tijekom godina sa strogim poštivanjem kronologije. Godišnja korespondencija formirana je u mapama s naznakom kalendarske godine i sustavizirana u skladu s datumima. Svaki zahtjev mora slijediti odgovor na njega.

Neke značajke

Rokovi skladištenja propisani u poreznom zakonu mogu se razlikovati od onih navedenih u zakonima koji reguliraju djelatnost računovodstvenog odjela. Prilikom promatranja takvog odstupanja preporuča se prije svega promatrati vremenski interval koji je duži - to će omogućiti, ako je potrebno, pristup dokumentaciji da ga koristi, čak i ako je jedno od postojećih pravila već isteklo. Nadalje, inspekcijska tijela neće imati ništa za žalbu. Također je potrebno zapamtiti posebni popis iz 2000. godine, što ukazuje na dužinu pohrane određenih skupina dokumentacije. Ovaj se popis redovito ažurira i dopunjuje, stoga glavni računovođa poduzeća i odjel koji je odgovoran za tok dokumenata mora pratiti trenutne informacije.

Ako su uvjeti skladištenja prekršeni, odgovornost za to je dodijeljena šefu tvrtke, unatoč činjenici da je pitanje sigurnosti prije svega u nadležnosti glavnog računovođe. Ako je narudžba prekršena trajanje pohrane, tvrtka će biti kažnjena. Za službenog, kazna obično varira u granicama od dvije do tri tisuće rubalja. Ali ako uopće nema primarne dokumentacije, može se kažnjavati plaćanjem novčanom kaznom od pet tisuća rubalja i više.