Službena tajnica-referentna. Referent je ...

Mnoge djevojke sanjaju o pokretanju karijere kao tajnika - referentu. To je sasvim normalna i opravdana težnja. Samo ovdje je da nisu svi mislili o tome što je potrebno za to (osim za atraktivan izgled). Ali to bi bilo vrijedno. Uostalom, referent nije samo "lijepo lice" pored vođe. To je, zapravo, "referentna knjiga" o svim pitanjima: obrazovan i pametan, pronalaženje izlaza iz svake situacije. Idemo u više detalja.

Što trebate učiniti

U bilo kojoj organizaciji postoji uputa tajnika-referenta. Sadrži popis (ponekad detaljno, ponekad i vrlo malo) odgovornost za posao. To uključuje vještine i sposobnosti. Osoba koja je dovoljno sretna da dobije takav posao bi trebala biti u mogućnosti komunicirati s klijentima, pregovarati (osobno i telefonizirano), odabrati i sistematizirati materijale, pripremiti sažetke govora i još mnogo toga. To jest, jasno je da vještine ove osobe trebaju biti dosta. Specifičnost ovisi o smjeru tvrtke. Primjerice, pravni recenzent je dužan razumjeti pravne suptilnosti. Dogodilo se da je ovaj post povezan s mogućnošću rješavanja organizacijskih problema. Drugim riječima, referent je "desna ruka" vođe. On je uvijek na vidikovcu, mora znati sve što šef treba za svoj posao.

Neka "posebna" pitanja struke

Ovdje je potrebno razjasniti malo što se obično "skriva iza scene". Budući da je referent osoba koja najčešće komunicira sa šefom, mora imati neke diplomatske sposobnosti. Zašto? Jednostavno je: vođa (osobito veliki tim) nema vremena za rješavanje svih nijansi odnosa. Obično je poslovni čovjek. Kada netko ima rođendan, tko će roditi, tko ima djecu - to je njegov interes samo u vezi s radnim trenucima. Sve ove "male stvari" padaju na ramenima tajnika-referenta. On mora obavijestiti šefa, kada je blagdan, obavijestiti o napetosti koja je nastala u kolektivu (ako mu je vrijedna pažnja). Tako se ispostavlja da sam tajnik-referent mora najprije otkriti sve, ukloniti suvišne, a potom i "Download" voditelja. Ovaj posao nije lako! Ali to je bilo iz oblasti neformalnih dužnosti.

Glavne funkcije

Na udjelu tajnika-referent u malim poduzećima praktički sve uredske poslove pada. U velikoj mjeri. To jest, potrebno je naučiti pisati slova, ispravno formulirati prijem i slanje, registraciju, distribuciju (ako jest) i tako dalje. Jasno je da bez idealnog znanja Rusije ne može učiniti. Slova s ​​pogreškama su korumpirana lica tvrtke. Ponekad je potrebno da osoba koja ima znanje stranih jezika rade za tu poziciju. Zatim, referent je osoba koja povezuje zaposlenike tvrtke (ili njezinih odjela). Njegove funkcije uključuju pravilnu raspodjelu tokova informacija između strukturnih jedinica koje rade za jednu veliku stvar. Referent je prilično složen posao, jer je potrebno voditi računa o mnogim pojedinostima i činjenicama. Sve je to neophodno da se vođa osjeća ugodno, a da ga ne ometaju sitnice iz glavne crte.

Osobne kvalitete

Budući da se rad referenta temelji na komunikaciji, oni biraju osobu koja je društvena, bez sukoba. U bilo kojoj tvrtki ovo je "ključni" post. Osoba koja ga zauzima ima velik utjecaj na vođu i kolegama. Dakle, pristojnost je jednostavno mora. Još jedan tajnik-referent trebao bi biti točan, pametan, čak i kreativan. Morate biti u stanju pronaći prihvatljiv način iz bilo koje situacije. Referent prije svega misli o "licu" svog poslodavca, a potom o sebi. Razina odgovornosti nije samo visoka, već i globalna. Nisu svi rade ovu vrstu posla. Zato morate pažljivo razmišljati prije nego što ste potražili takav položaj. Tajnik-referent na radnom mjestu trebao bi staviti svoje interese u pozadinu. Na prvom - sve što je potrebno za rad šefa. Usput, to je razlog zbog kojeg najčešće ovaj položaj zauzimaju djevojke, kao briga za susjeda žena u krvi.

Povjerljive informacije

Jasno je da se s takvom bliskom komunikacijom mnoge činjenice koje se ne bi trebale javno objavljivati ​​bit će poznate referentu. Ovo nisu samo profesionalne tajne i poslovne tajne. Često tajnik, kao blizak prijatelj, ima povjerenje i ima osobne podatke. Vrijedno je spomenuti da referent mora biti u stanju pohraniti povjerljive informacije. Ovo je jedan od njegovih glavnih profesionalne vještine.

Kakvo je obrazovanje potrebno?

Glava pokušava odabrati svog referenta, prolazeći iz linije aktivnosti. Dakle, podnositelj zahtjeva mora imati diplomu koja odgovara radu firmi. Osim toga, često odabiru ovu poziciju s osobama koje imaju pravno obrazovanje. To je prikladno ako često sklapate ponude, pripremite druge dokumente. Među najjednostavnijim zahtjevima: besplatni posjed svih računalnih programa (ureda), mogućnost ispisa (brzo i točno). Budući da je referent, zapravo, savjetnik, morate imati vještine za pronalaženje informacija kako na webu tako i izvan nje. Inteligentna osoba koja ima brzu reakciju preuzima se na takav položaj češće nego nositelj "ispravne" diplome, koji ne može brzo upravljati situacijom.

Mjesto rada

Takav položaj, kao tajnik-referent, sada je praktički u bilo kojem uredu. Često se to naziva samo tako, ali funkcije osobe izvode različite. Sve ovisi o veličini tvrtke, zadacima, broju zaposlenika. U nekim poduzećima, tajnik također obavlja dužnosti računovođe, u drugima - odvjetnik i tako dalje. Ovo je odličan početak za osobu koja teži rastu karijere. Za kratko vrijeme možete naučiti puno vještina, majstor različitih zanimanja, glavna stvar je razumjeti rad tvrtke, "sve" dodirivati ​​svojim rukama. No, "predenje" će imati vrlo brzo. Budući da će se puno informacija morati obrađivati ​​u brzom načinu rada. Ali ako se sve iskrsne, znanje je dovoljno da se pokrenu nezavisni uspon do granica koje sami odredite za sebe. Ali to nije nužno. Budući da je zvanja referenta, ako je shvatite ozbiljno, je sama po sebi zanimljiva. Ne dopušta odmoriti se u uskom smjeru, stalno svladavati sve nove sveske znanja, kako bi se poboljšali.

Kako proći intervju

Ako odlučite da ćete se nositi s takvim odgovornim poslom, trebali biste poslati životopis za slobodna radna mjesta. Potrebno je provjeriti pismenost odgovora. Imajte na umu da će pogreške u pravopisu smanjiti vaše šanse na nulu odmah. Stilistika bi također trebala biti suzdržana od poslovanja. Svaka će vam se riječ pažljivo izvagati i razmotriti. Tada će početi testovi. Morat ćete se posvetiti neko vrijeme dokazati da ćete moći biti vrijedni pomoćnik vođe. Svaka tvrtka dolazi s vlastitim metodama. Međutim, budite spremni za činjenicu da morate razgovarati s raznim dužnosnicima, pripremiti nekoliko službenih dokumenata, odgovoriti na nekoliko telefonskih poziva. Također moramo uzeti u obzir da će vaš izgled biti strogo kontroliran. To jest, "ispitati" od glave do pete. Najčešće ćete morati pokazati stil poslovanja u odjeći (make-up, frizuru). Također nije poželjno koristiti jake okuse. Razmislite o svemu! Sve u tebi bi trebalo biti nisko, ali privlačno. Savjeti: skromno, ali pouzdano. Budi pametan, ali ne arogantan. Onda sve mora nužno izlaziti!