Automatizacija cirkulacije dokumenata u poduzeću. Program za upravljanje dokumentima i upravljanje dokumentima

Automatizacija cirkulacije dokumenata je mjera na koju se gotovo sva suvremena poduzeća koriste. Čak i male tvrtke rade s masom raznih dokumenata, uključujući pisma, proračuna, računima, ugovorima i sve vrste zahtjeva. To je zbog toga da je gotovo svaka moderna organizacija pokušava iskoristiti ovu mjeru kao tijek rada, koji se pruža na štetu cjelovitosti i očuvanje podataka, jednostavnost pronalaženja i čuvanje različitih informacija, i ograničiti optimizaciju vremena potrebnog za njegovo odobrenje.

Zašto je to nužno?

Gotovo svi zaposlenici tvrtke provode dosta vremena pokušavajući pronaći prave informacije i statistike rječito govori da je potrebno oko pola radnog vremena. Također se događa da morate ponovno stvoriti umjesto da ponovno primijenite neke dokumente koji postoje "negdje". To je standardna je situacija u kojoj je izvorni tekst ugovora je odvjetnik u računalu, a dnevničkih zapisa o vrijednosnim papirima koje prate izvršenje ugovora izvršenih u računovodstvenom sustavu, zapisi i djela nalaze se u financijskom odjelu u papirnatom obliku, a korespondenciju koja se odnosi na vođenje ugovora radovi se nalaze u elektroničkim poštanskim sandučićima zaposlenika. Ovaj „disperzija” informacija je iznimno štetno za sigurnost, cjelovitost i dosljednost, to je u takvim situacijama postoji stvarna tijek rada za automatizaciju.

Zbog uvođenja specijaliziranih informacijskih sustava, većina problema riješena je. Na primjer, neki sustavi za proračun pružaju priliku za stvaranje sustava međusobno povezanih proračuna s naknadnim oblikovanjem i pohranjivanjem različitih verzija takvih dokumenata, kao i ukazivanjem njihovih statusa. Dakle, problem cirkulacije proračunskih dokumenata djelomično je riješen korištenjem takvih sustava.

Međutim, ne zaboravite da moderne proračunske baze, kao i računovodstveni i ERP sustavi u većini slučajeva rade sa strukturiranim podacima, odnosno podacima koji se mogu stvoriti i pohraniti u obliku tablice. Prema većini stručnjaka, samo 20% ukupnih podataka bilo kojeg modernog poslovanja strukturiranih informacija daje, a ostalo uključuje elektroničku korespondenciju, tekstove dokumenata, različite protokole pregovora i sastanaka, slike itd. Vrlo često, bez provođenja studije nestrukturiranih informacija, jednostavno nema načina za normalnu procjenu konteksta, u kojem već postoji strukturirani. Skladištenje, prikupljanje i naknadna obrada takvih podataka osigurava se korištenjem takvih mjera kao automatizacija cirkulacije dokumenata ili sustava upravljanja informacijskim sadržajem tvrtke.

Što je to?

Uz pomoć sustava elektroničkog upravljanja dokumentima, osigurana je svaka interakcija između zaposlenika organizacije organizirana na temelju dostavljenih dokumenata. Opet, u 1C, cirkulacija dokumenata osigurava stvaranje dokumenata, mogućnost njihova kretanja kroz organizaciju, a također zadržava kontrolu nad izvršavanjem dokumenata i procesa opisanih njihovom pomoći. Dakle, elektroničko upravljanje dokumentima pruža tvrtki s velikim brojem prednosti, prevodeći svoj rad na gotovo novu razinu.

Svaki zasebni dokument u takvom elektronskom sustavu razlikuje se od prisutnosti čitavog skupa predmeta koji ga nedvosmisleno obilježavaju (često se zovu karticama). Kartica može sadržavati različite informacije, uključujući vrstu dokumenta, datum formiranja i promjene, ime autora, mjesto pohrane i još mnogo toga. U budućnosti, sustav za upravljanje dokumentima omogućit će skladištenje i pronalaženje potrebne dokumentacije u skladu sa zahtjevima navedenima u ovoj kartici.

prilike

Elektroničko upravljanje dokumentima ne samo da pruža mnoge prednosti, već također otvara mnogo novih mogućnosti, što je također važno.

Centralizirano upravljanje

Bez obzira na to koliko je velika određena tvrtka, sustav za upravljanje dokumentima omogućuje brzu promjenu oblika dokumenata koji se kruže na njemu. Na primjer, da biste promijenili oblik zahtjeva za bilo kakve troškove u različitim centrima odgovornosti, dovoljno je izvršiti određene korekcije predlošku aplikacije koja je već pohranjena u sustavu. Nakon toga, zaposlenici koji ispunjavaju takve aplikacije više neće moći koristiti dokumentaciju zastarjelog obrasca, jer je aplikacija završena i prenesena putem ovog sustava.

Podrška životnom ciklusu dokumentacije

Svaki dokument koji će se predati i obrađivati ​​u bilo kojem poduzeću, nužno prolazi kroz nekoliko uspostavljenih faza. Na primjer, ako govorimo o korporativnom proračunu, prvo se mora izraditi, a potom odobriti i implementirati u određeno vrijeme. Nakon toga, razni aktualni i planirani pokazatelji ovog proračuna pažljivo se analiziraju i šalju u arhivu. U literaturi 1C, cirkulacija dokumenata osigurava tijesnu kontrolu nad životnim ciklusom dokumentacije, uzimajući u obzir osnovne zahtjeve korporativnog okruženja, kao i različite pravne norme i industrijske standarde poslovanja tvrtke.

timski rad

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima pruža mnogo jednostavniju organizaciju kolektivnog rada na dokumentima, a može uključivati ​​profesionalce koji su u različitim uredima ili čak u različitim gradovima.

Sustav pohranjuje dovoljno velik broj verzija jednog dokumenta, a osim izravnog uređivanja, omogućuju vam da bilježite podatke, odnosno dodajte im određene komentare i bilješke bez utjecaja na osnovne informacije koje bi trebale prenijeti.

povjerljivost

Vrlo važna značajka takvih sustava je da se u istoj 1C cirkulaciju dokumenata može potpisati posebnim elektroničkim potpisom s naknadnim enkripcijom. Zahvaljujući tome, ako je potrebno, ne samo da možete potvrditi vjerodostojnost ove ili one informacije, već i jedinstveno odrediti autora, kao i postići najučinkovitiju sigurnost pohrane različitih podataka.

usmjeravanje

Ako sustav upravljanja elektroničkim dokumentima nije dostupan, tada u tom slučaju zaposlenik koji sudjeluje u stvaranju određenih vrijednosnih papira nužno mora shvatiti tko je najprikladniji za prijenos ovih radova. Elektroničko upravljanje dokumentima u poduzeću omogućuje vam automatsko prenošenje podataka pravoj osobi.

Samo usmjeravanje je slobodno i teško. Besplatno pruža priliku za dokumentiranje smjer apsolutno bilo primatelja, prema potrebi, dok se kruta pruža najviše točne propise, ali u posebnim slučajevima djelovanje unaprijed instaliran u dokumentaciji sustava prometnih propisa može biti malo pauza (na primjer, ako trebate poslati nacrt dokumenta na pregled nekom vanjskom stručnjaku).

Kontrola pristupa

Postoji nekoliko mogućnosti za razlikovanje ovlasti različitih zaposlenika tvrtke u smislu upravljanja dokumentima. Stoga su moderna sredstva za automatizaciju tijeka rada omogućuju osobi potpunu kontrolu nad podacima, ograničava mogućnost uređivanja ili dopušta samo pregledavanje ili bilježenje nekih datoteka. To uvelike pojednostavljuje rad s raznim podacima, a ono što je važno jest da postane mnogo sigurnije.

integracija

Da bi se osigurala maksimalna cjelovitost informacija koje se šalju unutar određene tvrtke, upravljanje elektroničkim dokumentima u poduzeću omogućuje integraciju uspostavljenog sustava s drugim - financijskim, proizvodnim, analitičkim i sl. Zbog takvih integracijskih mogućnosti, moderni sustavi upravljanja dokumentima često se koriste kao svojevrsna veza između više vrste softvera.

Dokumenti sa svih sustava koji su logički povezani s ovim informacijama obično se nazivaju kontekstom. Može uključivati ​​sadržaj papira ili elektroničke korespondencije, faksove, dokumente za plaćanje, zapisnike o događajima, video ili audio snimke i mnoge druge informacije. Kontekst dokumenta može se dodati ručno ili potpuno automatizirati taj proces ovisno o postavkama i potrebama priručnika.

Na primjer, moderni sustav automatizacije upravljanja dokumentima u procesu oblikovanja i kasnijih promjena u proračunima omogućuje upotrebu brojnih drugih kontekstualnih informacija:

• sve vrste marketinških istraživanja tržišta, uključujući ne samo vlastitu, već i one koje su dobivene od vanjskih izvora;
• razni ugovori s ugovornim stranama (kupci ili dobavljači);
• posebna normativna i referentna dokumentacija;
• dodatnu dokumentaciju koja odražava bilo kakva ograničenja ili pretpostavke (na primjer, inflacija, tečaj i drugi podaci);
• minuta sastanaka, Upotrebljavali su se za raspravu o svim verzijama proračuna, kao i za uključivanje svih radnih komentara i komentara sudionika u procesu (često se takva dokumentacija šalje između svih zaposlenika putem e-pošte i pohranjuje odvojeno od datoteka s informacijama o proračunu).

Korisnik koji radi s proračunom, u bilo kojem trenutku, ako je potrebno, može vidjeti neke od gore navedenih dokumenata, jer moderne tehnologije automatizacije tijeka rada omogućuju mu da to učini bez dugotrajnih pretraživanja.

Koji sustavi koristimo?

Jedno od najčešćih softverskih rješenja koja se mogu naći u ruskim tvrtkama je kombinacija programa Microsoft Outlook zajedno s Microsoft Exchange Serverom. Prva aplikacija uglavnom je instalirana na gotovo svakom računalu, dok je Exchange Server često korišten kao punopravni poslužitelj e-pošte. Unatoč činjenici da tvrtke koje prije već neko vrijeme bilo je uvođenje elektronskog dokumenta održati, takvi programi se koriste samo kao platforma za e-mail, nakon nekih centraliziranih postavki čak i ovaj softver se može koristiti kao sasvim funkcionalna automatizacija tijeka rada za gotovo sve organizacije ,

Trenutno, rusko tržište ispunjeno je desecima različitih sustava, kroz koje se osigurava automatizacija upravljanja dokumentima, a tu podršku nude ne samo zapadni nego i domaći razvojni programeri. Čak i Microsoft, uz navedene programe, nudi više alata kao što su Content Management Server ili SharePoint Portal Server.

Najmoćniji među svim postojećim sustavima smatra se Documentum, ali u osnovi samo velike tvrtke koriste takav proces automatizacije. Tijek rada nekih tvrtki na štetu automatizirani softver Lotus Notes paketu, ali mnogi ga zovu neka vrsta „dizajner za programera”, kako je postavljen na temelju svog cjelokupnog sustava je prilično teško.

Koje su razlike između ruskih i zapadnih sustava?

Ako govorimo o glavnim razlikama između domaćih i stranih komunalnih poduzeća, oni se sastoje od dostupne skalabilnosti. Na primjer, ako sustavi zapadnih razvojnih programera mogu funkcionirati u gotovo svim operacijskim sustavima, domaći su uglavnom razvijeni samo za jedan od njih, a to je, naravno, često Windows. Zapadni sustavi konfigurirani su za korištenje bilo kojeg DBMS-a. Takva ograničenja ruskih sustava mogu uvelike komplicirati mogućnost izgradnje integriranih rješenja na različitim platformama.

Što se tiče funkcionalnosti, glavna razlika je u tome da je u Zapadnoj dokumentoproizvodstva automatizacije i rada provodi nekoliko programa koji se može izdati pod jednim marke, ali cilj za razne svrhe. Na primjer, Documentum nudi niz pojedinačnih proizvoda, koji se koriste za potpunu automatizaciju i integraciju s ERP sustavom, podršku dizajn i inženjering upravljanje dokumentima, itd Većina softvera razvijenih u Rusiji ima za cilj rješavanje određenog problema.

Također je vrijedno napomenuti da je glavna razlika u pristupu obje strane u sustavu automatizacije tijeka rada. Zapadni sustavi imaju za cilj pružiti potpunu automatizaciju i praćenje podršku putem raznih poslovnih procesa unutar organizacije, dok je velika većina domaćih programa za automatizaciju samo određene funkcije.

Trošak zapadnih sustava kreće se u rasponu od $ 400 do $ 1000 za svako radno mjesto, ne uključujući trošak implementacije, programe i opremu potrebne kako bi se osiguralo normalan elektronički tijek rada. Sama implementacija često košta oko polovice uobičajenih troškova licenci, jer češće se programi automatizacije tijeka rada provode s različitim udjelima, ali u nekim situacijama cijena je poredak veličine veća. Jedno od najtežih je uvijek projekt automatizacije financijskih dokumenata, jer je za takve projekte cijena implementacije oko 2-3 puta veća od troškova licenci.

Domaći se programi prodaju po cijeni od 200 do 600 dolara za svako radno mjesto, a uz to se uzima i trošak dodatnih programa i raznih opreme. Na kraju, izračun komparativnih troškova provodi se na isti način kao iu zapadnim sustavima.

Značajke

U većini slučajeva, procesi vezani uz usklađivanje dokumenata, na primjer, proces inicijalnog prikupljanja i daljnje implementacije proračuna, prioritet su za automatizaciju. Međutim, mnogi timovi sada koriste automatizaciju ureda i upravljanje dokumentima, odnosno postupci za registraciju odlazne i dolazne dokumentacije.

Uvod u rad elektroničkog sustava se u načelu ne razlikuje od primjene bilo kojeg drugog automatiziranog sustava, stoga vrijedi naglasiti samo osobitosti ovog projekta.

Stvaranje korporativne pohrane

Uvođenje sustava za automatizaciju upravljanja dokumentima u svakom slučaju osigurava stvaranje korporativnog spremišta u kojem će se pohraniti sva dokumentacija. Logička struktura takvog spremišta, razvoj i daljnja implementacija sigurnosne politike, kao i hijerarhija skladištenja dokumenata, zahtijeva maksimalnu temeljitost i mora se provesti u ranoj fazi provedbe projekta.

Treba uzeti u obzir da se funkcija pohrane može postaviti na početku dizajna, pa je u početnoj fazi moguće premjestiti sve dokumente iz trenutačnih mjesta pohrane na jednu poslovnu memoriju. Zbog toga se korisnici mogu upoznati s nekim osnovnim funkcijama sustava i paralelno ga naučiti i koristiti. Ubrzavanje prilagodbe zaposlenika na implementiranim sustavima može biti korištenjem servisnih funkcija kao što su obavijesti o promjenama u dokumentaciji, izgledu novih dokumenata itd.

Dakle, automatizacija tijeka rada zahtijeva bilo koje moderno poduzeće koje nastoji razviti i poboljšati svoj rad.