Uzorak pravila interakcije između odjela, primjeri

U svakom poduzeću postoje lokalni dokumenti koji reguliraju njegovu aktivnost. Jedan od najznačajnijih Interakcija između odjela

zahtjevi

Što bi trebalo biti Propisi? Interakcija između računovodstvenih i ekonomskih odjela službi, časnika za osoblje i jedinice za planiranje i planiranje, ostale strukturne jedinice poduzeća su neizbježne tijekom aktivnosti. Istodobno, kontakt zaposlenika mora osigurati provedbu zadanih zadataka u najkraćem mogućem roku. Model interakcije između odjela, na prvom mjestu, trebaju biti dostupni izvođačima. Ako osoba odgovorna za njegov razvoj, bojiti će sve odredbe, ali podređeni ne mogu ništa shvatiti, u dokumentu neće biti nikakvog značenja. S tim u vezi, formiranje uzorak pravila interakcije između odjela, Treba uzeti u obzir tri ključna načela:

1. Dokument se sastavlja na temelju modela poslovnog procesa. Kvaliteta propisa će izravno ovisiti o temeljitosti dizajna sheme.
2. Struktura dokumenta određena je procesnim modelom. Sve točke sheme moraju biti prisutne u propisima.
3. Prikaz informacija obavlja se na službenom, suhom jeziku. Preporuča se kratkim jednostavnim rečenicama u tekstu dokumenta. Formirati odredbe nedvosmisleno. Sve kratice i pojmovi moraju biti dekodirani.

ciljevi

ohBrošura pravila interakcije između Odjeli pružaju:

1. Uspostavljanje i održavanje reda u pripremi dokumentacije, učinkovit kontakt između strukturnih jedinica.
2. Sprječavanje sukoba u timu. Ako se sheme interakcije za posao određuju unaprijed, neće se pojaviti udio sudjelovanja jednog ili drugog zaposlenika u procesima, spornih situacija.
3. Operativni ulazak u tim početnika. Uredba pomaže razumjeti strukturu interakcija, navodi koji će dokumenti koristiti zaposlenik, s kojim će uslugama kontaktirati.
4. Kontrola discipline.
5. Brži prijenos predmeta u drugi zaposlenik (uz prestanak ili dopust na dopustu).
6. Sprječavanje gubitaka financijskih, ljudskih i vremenskih resursa.

struktura

Koji je postupak interakcije između odjela? može se smatrati pravilno sastavljenim? Dokument obično uključuje sljedeće odjeljke:

1. Opće odredbe.
2. Definicije, pojmovi i skraćenice.
3. Opisi procesa.
4. Odgovornost.
5. Kontrola.

primjena

To u pravilu pruža grafički model poslovnog procesa. Prikazana je u obliku sheme koja se sastoji od nekoliko blokova. Grafička se slika može stvoriti pomoću softvera za PC. Sustavi odražavaju određeni red djelovanja za provedbu određenih zadataka. Vizualizacija je prikladnija od teksta. Dijagram jasno pokazuje početak procesa i svaku fazu, odnos između njih i konačni rezultat. Ovaj model često koriste programeri reguliranje interakcije između odjela tvrtke na 223-FZ. U shemi su označeni ključni parametri kao što su izlazi i ulazi, sudionici i klijenti. Ako novak upoznati s takvim modelom, odmah razumjeti specifičnosti procesa, te će biti spremna provesti određeni zadatak.

instrukcija

U prvoj fazi potrebno je utvrditi predmet dokumenta i odgovorne osobe, tj. Tko čini i koji propisi. Posebice, interakcija između odjela za račune, obavlja se u okviru jasnog programa utvrđenog zakonodavstvom. U toj strukturnoj jedinici uvijek postoji najvažniji zaposlenik odgovoran za poštivanje zahtjeva za izvješćivanjem. On i može postati osoba odgovorna za sastavljanje pravila interakcije između odjela. uzorak dokument bi trebali raspravljati svi zaposlenici. U tu svrhu organizira se opća skupština. Ako dokument uređuje postupak u kojem se susreću interesi više od dva odjela, važno je uključiti ključne zaposlenike u raspravu. Osoba odgovorna za razvoj mora objasniti kolegama važnost primjene pravila.

Opis procesa

Njegov volumen ovisit će o složenosti interakcije. Ako je proces jednostavan, a odgovorna osoba dobro razumije sve faze provedbe, onda on sam može izraditi shemu za rad s drugim strukturnim jedinicama. Nakon toga treba raspraviti dokument s drugim sudionicima. Ako je poslovni proces složen, svaki zaposlenik razvija svoj dio modela. Nakon toga, svi se projekti sastavljaju i raspravljaju. Tijekom upoznavanja baznog dokumenta svi zainteresirani zaposlenici mogu predložiti neke ili druge prilagodbe i dopune. Nakon toga pravila interakcije između odjela poduzeća prenose na glavu.

odobrenje

Može se izvršiti izravno. U tom slučaju, upravitelj sam potpisuje pravila interakcije između odjela tvrtke. uzorak dokument može biti odobren i neizravno. U tom slučaju glavu izdaju nalog. Podaci o registraciji upravnog akta upisuju se u pečat odobrenja.

Specifičnost rada odgovorne osobe

U nekim organizacijama država osigurava položaj upravitelja kvalitete. U praksi su razrađene određene faze pripreme dokumenta. Njih mora poštivati ​​menadžer koji pravila interakcije između odjela. primjer glavne faze:

1. Definicija procesa.
2. Poravnajte grafikon.
3. Detaljan opis.
4. Izrada teksta.

Odgovorni stručnjak procjenjuje raspored zaposlenika u različitim odjelima. To je nužno za sastavljanje opisa standardnih situacija uključenih u pravila interakcije između odjela. primjer: "Benzinska postaja se pregledava korištenjem takvih tehničkih sredstava." Nakon završetka istraživanja, sastavlja se izvješće. "

Definicija konačnog cilja

Osoba odgovorna za sastavljanje pravila, trebali imati razumijevanje svih procesa, znam odgovornosti zaposlenika s relevantnim iskustvom i razinu profesionalizma. Cilj dokumenta treba biti jasan zaposlenicima. Inače, pravila će biti izvršenje dodatno opterećenje na zaposlenike.

Optimizacija i dizajn

Sveobuhvatna studija procesa koji se pojavljuju u poduzeću omogućuje nam prepoznavanje slabosti. Analiza situacija, rezultata, operacija omogućuje optimizaciju aktivnosti. Ovo, zauzvrat, omogućuje nam formuliranje nekoliko scenarija za daljnji razvoj. Dakle, poduzeće može ostaviti sve što jest, stvoriti novi model rada ili prilagoditi staru.

nijanse

Važno je da svaki zaposlenik jasno razumije što treba učiniti i kako će postignuti rezultati utjecati na njegovu zaradu. Zato je nužno raspravljati o pravilima prije nego što se odobri. Ključnu ulogu u izradi dokumenta, naravno, daje voditelju radne skupine (projekt). Zadatak ovog stručnjaka je podizanje akutnih pitanja. Mora biti u stanju pružiti jasan model procesa. Svaki sudionik vidi sliku vlastitim očima. Potrebno je postići zajedničko razumijevanje. Svaki sudionik treba objasniti odgovornost u izradi propisa. U većini slučajeva, kolektivi su skeptični oko provedbe takvog dokumenta. Ovisno o složenosti procesa, uvođenje propisa traje 4-12 mjeseci.

Značajke implementacije

Za uvođenje novih propisa potrebno je:

1. Prepoznajte prethodne dokumente kao nevaljane.
2. Uvesti nove lokalne akte za aktivaciju propisa.
3. Izraditi dokumente potrebne za primjenu odobrenih pravila.
4. Poboljšati ili uvesti nove module automatiziranih baza podataka.
5. Izraditi oblike nejedinstvenih dokumenata.
6. Promijenite ili dodajte osoblje.
7. Tražiti kandidate za nove pozicije, imenovati ili prenijeti zaposlenike.
8. Obrazujte izvođače novih pravila.
9. Provedite objašnjenje rada s zaposlenicima.
10. Provedite provođenje provedbe propisa.
11. Ispravite tekst na temelju rezultata eksperimentalne izvedbe.
12. Uvesti konačnu verziju dokumenta.
13. Definirati postupke za kontrolu kvalitete propisa.

Nakon što se utvrde mjere za provedbu dokumenta, glavni urednik izdaje nalog. Valja napomenuti da će se u vezi s trajnošću aktivnosti datum odobrenja i izravno uvođenje propisa razlikovati. Razmotrimo dalje osnovne pogreške koje zaposlenici smatraju prilikom sastavljanja dokumenta.

Nedosljednost u praksi

Važno je povjerenje u stvaranje propisa za zaposlenika koji ima izravan odnos prema radnoj aktivnosti u poduzeću. Pretpostavimo da je organizacija postala vrlo velika. Uprava može dobro priuštiti da formira posebnu uslugu, čiji će zadaci uključivati ​​rješavanje razvojnih problema. Sukladno tome, odjel će postaviti zadatak da opiše sve procese poduzeća. Ali svrha ovog događaja nije važna za njih. Ako su propisi ljudi koji nisu uključeni u stvarnu aktivnost, zaposlenik koji upravlja njome neće implementirati shemu. Prema tome, dokument nema smisla.

Nedostatak fleksibilnosti

Mnoge odgovorne osobe nastoje postići maksimalne detalje. Ta je situacija uzrokovana nedostatkom poznavanja razlika između izrade propisa i opisa stvarnih proizvodnih procesa. Ako je zadatak automatizirati operacije, njihova je pojedinost osmišljena kako bi pomogla radnicima. Potreba za propisima proizlazi kada su mnogi ljudi uključeni u proizvodnju. Njihove su akcije često duplicirane, ali svaka osoba tretira tu ili tu operaciju na svoj način. Uredba je usmjerena na uklanjanje nesuglasica. Treba imati na umu da zaposlenici organizacije trebaju imati određenu slobodu u akcijama, omogućujući donošenje odluke ovisno o situaciji. Na primjer, klijentu se može odmah odgovoriti, a ne nakon nekog vremena.

Veliki volumen i složenost teksta

Optimalna je regulacija koja se sastoji od 5-7 stranica. Istodobno, sadržaj bi trebao biti opsežan, ali sažet. Nije preporučljivo koristiti složene, višekomponentne rečenice. Tekst bi trebao biti dostupan za razumijevanje. Osim toga, potrebno je obratiti pažnju na uvjete. Ne smijete zamijeniti koncepte sinonimima, upotrijebiti kratice bez dekodiranja.

Interakcija između odjela informacijske sigurnosti i IT

Trenutačno, kontakti tih usluga vrlo su teški u mnogim poduzećima. Složenost unutarnjih sukoba IT i IS odjela je povezana. Postoji nekoliko mogućnosti za osiguranje njihove učinkovite suradnje. Prva i najjednostavnija je prisutnost zaposlenika (jedne ili više) specijaliziranih za informacijsku sigurnost u službi informacijske tehnologije. Uredba interakcije između IT i IS odjela u ovom slučaju odražava tipične pristupe suradnji. Organizacija rada provodi se temeljem ustanovljenog stereotipa da je informacijska sigurnost dio informacijske tehnologije. Ako poduzeće nema sukoba između tih usluga, upravitelj može razmišljati o osiguranju IB usluge kao zasebne strukture IT odjela. Sukladno tome, bit će nužno dodijeliti više resursa, uključujući financijske, kako bi podržali takve aktivnosti.

Tipični uzorak

Opće odredbe navode:

1. Svrha dokumenta. U pravilu postoji takav izraz: "Ova pravila određuju nalog za narudžbu".
2. Opseg djelovanja. Propisi se mogu odnositi na radnike ili objekte.
3. Normativni dokumenti prema kojima je akt razvijen.
4. Pravila odobravanja, prilagodbe, otkazivanja propisa.

U odjeljku "Uvjeti, kratice, definicije" navode se pojmovi koji se koriste u dokumentu. Sve skraćenice treba dekodirati. Nazivi se trebaju navesti abecednim redom. Svaki je koncept označen novom linijom u jedinicama. h. Definicija pojma je dano bez riječi "to", kroz crticu. U odjeljku "Opis procesa" opisan je korak po korak. Preporučljivo je uvesti podstavke. Svaki od njih će odgovarati određenoj pozornici. U istom se odjeljku navode zaposlenici koji su uključeni u obavljanje određenih operacija. Opisuje ne samo akcije, već i njihov rezultat.

Odgovornost i kontrola

U propisu treba postojati naznaka mogućnosti izricanja sankcija osobama koje ne ispunjavaju odredbe. Odgovornost je dopuštena u zakonu. Može biti kazneno, administrativno ili disciplinarno. Obvezno je naznačiti naziv i položaj zaposlenika koji provodi nadzor nad provedbom propisa.