Životni ciklusi projekta: glavne faze

Životni ciklusi

Definicija pojma

Koncept životnog ciklusa projekta podrazumijeva određeni niz faza u provedbi ideje o procesu proizvodnje ili upravljanja. Uloga ovog koncepta može se izraziti u sljedećim izjavama:

• određuje trajanje projekta, jasno naznačujući datume početka i završetka projekta;
• omogućuje vam detaljno opisivanje procesa implementacije ideje, razbijanje u određene faze;
• Omogućuje jasno definiranje broja uključenih osoba, kao i potrebnih resursa;
• olakšava postupak kontrole.

Faze životnog ciklusa projekta

U procesu implementacije određene ideje o proizvodnom procesu ili drugim aktivnostima u poduzeću može se identificirati nekoliko sukcesivnih trenutaka. Dakle, uobičajeno je razlikovati sljedeće faze životnog ciklusa projekta:

• Iniciranje - promicanje ideja, kao i priprema projektnih dokumenata. Pripremljeno je detaljno opravdanje, kao i marketinško istraživanje koje će poslužiti kao pomoć u provedbi naknadnih faza.
• Planiranje - definiranje vremena provedbe ideje, odvajanje tih procesa u određene faze, kao i imenovanje izvođača i odgovornih osoba.
• Izvršenje - počinje odmah nakon odobrenja planova. Uključuje cjelovitu provedbu svih planiranih aktivnosti.
• Dovršetak je analiza dobivenih podataka i kontrola usklađenosti s njihovim planiranim. U većini slučajeva, ova odgovornost počiva na upravljanju.

Valja napomenuti da je ova podjela u faze životnog ciklusa projekta vrlo uvjetovana. Svaka organizacija ima pravo samostalno detaljno opisati taj proces i razbiti ga u fazama.

Faze ciklusa

Postoje četiri glavne faze životnog ciklusa projekta, i to:

• istraživanje prije ulaganja je odabir najbolje opcije za projekt, pregovaranje sa zainteresiranim stranama i izdavanje vrijednosnih papira kroz koje će privući kapital;
• izravno ulaganje, kada putem prodaje dionica ili drugih financijskih instrumenata organizacija prima sredstva potrebna za realizaciju ideje;
• projekt je cjeloviti proizvodni proces koji se provodi prema prethodno osmišljenom planu;
• post-investicijska studija je procijeniti učinkovitost aktivnosti, kao i utvrditi korespondenciju rezultata s prospektivnim.

Značajke životnog ciklusa projekta

Životni ciklusi projekta, kao što je gore navedeno, mogu se graditi pojedinačno, uzimajući u obzir specifičnosti određenog poduzeća. Ipak, svi imaju neke zajedničke značajke, i to:

• Najveći broj troškova i osoblja uključenih u provedbu projekta nalazi se u sredini ciklusa. Početak i kraj ovog procesa karakteriziraju niski pokazatelji.
• U prvoj fazi postoji najviša razina rizika, kao i neizvjesnosti i sumnje o uspješnom rezultatu aktivnosti.
• Na početku životnog ciklusa projekta sudionici imaju ogromne mogućnosti za promjenu i poboljšanje metoda za postizanje ciljeva. S vremenom to postaje teže.

Kaskadni model životnog ciklusa projekta

Unatoč činjenici da se životni ciklusi svakog pojedinačnog projekta ili organizacije mogu značajno razlikovati, postoje neki općeprihvaćeni modeli koji mogu poslužiti kao osnovna osnova. Jedan od najčešćih je slap, što podrazumijeva dosljednu provedbu svakog planiranog djelovanja i karakterizira sljedeće značajke:

• izrada jasnog plana djelovanja za postizanje postavljenih ciljeva;
• za svaku je radnju definirana određena lista zadataka, kao i obavezna za izvršenje radova;
• uvođenje međufaznih (kontroli) stupnjeva, koji će pratiti usklađenost s prethodno razvijenim planom.

Spiralni model

Životni ciklusi projekta, koji su ciklički, razvijeni su prema spiralnom modelu. Na svakom koraku, učinkovitost razvoja utvrđuje se u skladu s njegovim troškovima. Ovaj se model razlikuje po tome što u svom razvoju jedan od ključnih položaja preuzima komponenta rizika, koja najčešće uključuje sljedeće stavke:

• nedostatak kvalificiranog i iskusnog osoblja;
• mogućnost da se nadmaši proračun ili ne udovolji rokovima;
• gubitak relevantnosti razvoja tijekom njegove provedbe;
• potrebu za promjenama u proizvodnom procesu;
• rizike vezane uz vanjske čimbenike (poremećaje u opskrbi, promjene tržišne situacije i tako dalje);
• disparitet proizvodni kapacitet potrebna razina;
• kontradikcije u radu različitih jedinica.

Inkrementalni model

Životni ciklusi projekta mogu se promatrati s gledišta inkrementalnog modela. Najrelevantnija i opravdana uporaba bit će u slučaju kada se očekuje složeni i veliki rad s velikim brojem sudionika. U ovom slučaju, volumetrijski projekt podijeljen je na mnoge male komponente, koje se, realizirane u dijelovima, kasnije razvijaju u veliki projekt.

Inkrementalni model ne zahtijeva jednokratnu investiciju cijelog potrebnog iznosa sredstava. Možete postupno napraviti male iznose koji pokrivaju svaku fazu. Budući da je cijeli projekt podijeljen na male komponente, dovoljno je fleksibilan i omogućuje odgovarajuće promjene u bilo kojem trenutku. I jedan od najvažnijih trenutaka je minimiziranje rizika, koji su ravnomjerno raspoređeni između faza (povećanja).

Načela života projektni ciklus

Životni ciklus projekta obilježava niz načela, i to:

• postojanje detaljnog plana, što jasno navodi sve rokove, uvjete, sudionici, kao i pokazatelje u brojčanom smislu, može postići na temelju rada;
• treba razviti sustav izvješćivanja prema kojemu će se na kraju svake faze pratiti usklađenost postignutih rezultata s tvrdnjom;
• dostupnost analitičkog sustava prema kojemu se može predvidjeti buduća situacija s ciljem prilagodbe;
• organizacija bi trebala imati sustav reagiranja na nepredviđene situacije kako bi se rad mogao usmjeriti u pravom smjeru u bilo kojem stadiju životnog ciklusa.

Primjer životnog ciklusa projekta

Važno je u praksi proučiti životni ciklus projekta. Primjer je razvoj i proizvodnja novog smartphone modela. Dakle, u početnoj fazi potrebno je izvršiti sljedeće:

• formulirati ciljeve - povećati prodaju, ući na nova tržišta;
• proučavanje problema - analiza postojećih modela i potreba potrošača;
• studija i prilagodba predstavljenog razvoja;
• izraditi plan koji će odražavati određeno vrijeme provedbe, sudionike i odgovorne osobe, kao i proračun ovog projekta.

Faza razvoja uključuje fokusiranje na glavni objekt i uključuje:

• imenovanje voditelja projekta - to može biti vodeći inženjer ili osoba koja je s njom razgovarala prijedlog racionalizacije;
• traženje izvora financiranja - privlačenje investitora ili korištenje vlastitih rezervi;
• ako je potrebno, kupuju se posebna oprema, dijelovi i softver;
• provodi se analiza rizika, što može biti povezano s djelovanjem konkurenata ili reakcijom potrošača na novi proizvod.

U fazi provedbe projekta počinje neposredni proces proizvodnje novog modela smartphonea. Važno je kontinuirano pratiti korištenje resursa, poštivanje rokova i što je najvažnije - kvaliteta i usklađenost rezultata s planiranim.

U završnoj fazi, sve proizvodne aktivnosti moraju biti dovršene, a roba se stavlja na tržište (nakon prethodnih testova). Također, treba postojati kontrola nad trošenjem proračuna i ispunjavanju rokova.