Elementi unutarnjeg okruženja organizacije i njihova obilježja

Sastavni dio SWOT analize je identificirati tržišne prilike i prijetnje, te utvrditi prednosti i slabosti poduzeća, koji analizira različite elemente unutarnje okoline organizacije.

Koja je unutarnja okolina organizacije?

Kada je riječ o unutarnjem okruženju organizacije, obično znači ukupnost elemenata na koje se mogu utjecati na neki ili onaj način, u usporedbi s čimbenicima okoliša koji se ne mogu mijenjati. Dakle, u unutarnjem okruženju organizacije su:

1. Ljudi.
2. Ciljevi.
3. Zadaci.
4. Tehnologija.
5. Struktura.

Kombinacija svih tih elemenata je bit organizacije: ljudi, ujedinjeni u određenoj strukturi, obavljaju niz zadataka pomoću određenih tehnologija kako bi postigli konačne ciljeve.

Dakle, kombinacija elemenata unutarnjeg okruženja organizacije može biti učinkovita ili ne. Zadatak analize je odrediti one idealno postavljene procese, kao i one koji smanjuju ukupnu profitabilnost tvrtke.

Kako se klasificiraju elementi unutarnje okoline?

Glavni elementi unutarnjeg okruženja organizacije klasificirani su u skupine, ili tzv. Odjeljke:

• organizacijski odjel;
• marketing kriška;
• okvir sekcije;
• proizvodni dio;
• financijska kriška.

Radi praktičnosti analize, elementi svake grupe se razmatraju odvojeno. U organizacijskom dijelu proučavaju značajke poduzeća s gledišta organizacijske strukture tvrtke. Pozornost se posvećuje hijerarhijskim vezama unutar tvrtke i sustavom interakcije između pojedinih struktura poduzeća. Odjel marketinga daje predodžbu o rasponu proizvoda, njihovim značajkama i prednostima, faktorima cijena, kao io načinima marketinga i oglašavanja.

Prilikom razmatranja financijskih rezova, pozornost se posvećuje financijskom izvještavanju, dinamici ključnih pokazatelja izdataka i profitabilnosti. Određuje se učinkovitost novčanog toka. U sekciji osoblja razmatra se odnos između rukovodstva i izvršnog osoblja, te se analiziraju rezultati rada. To uključuje korporativnu ili organizacijsku kulturu organizacije, metode poticanja i motivacije osoblja.

Peti odjeljak - proizvodnja - uključuje popis tehnologija, normi, pravila i standarda za proizvodnju robe i kontrolu njihove kvalitete. Različiti inovativni razvoj i istraživanja usmjereni na širenje raspona ili povećanje korisnih svojstava robe, također se odnose na proizvodni odjeljak.

Osoblje kao element unutarnjeg okruženja

Zadatak situacijskog pristupa u analizi i donošenju upravljačkih odluka je ispitati ponašanje pojedinih zaposlenika, njihovih skupina i prirodu utjecaja menadžmenta. Prema ekonomskoj teoriji, osoblje je jedan od glavnih čimbenika proizvodnje, međutim u suvremenoj stvarnosti kolektiv zaposlenika postaje strateški važan element.

Menadžerski zadatak je maksimizirati organizaciju rada osoblja, pri čemu treba uzeti u obzir nekoliko komponenti ovog procesa:

• načela zapošljavanja i zapošljavanja osoblja;
• prilagodba novih zaposlenika;
• nadzor nad osobljem, njegove metode;
• motivacija i poticanje osoblja;
• obuka, razvoj osoblja;
• stvaranje i održavanje korporativne kulture.

Stoga organizacijski sustav kulture organizacije, pogrešno prilagođen u poduzeću, može postati njezina slaba strana i kao posljedica toga, otežava postizanje kratkoročnih i dugoročnih ciljeva i srednjih zadataka. Upravljanje timom ostaje jedan od strateških smjernica voditelja.

Ciljevi tvrtke kao element unutarnjeg okruženja

Prilikom analize stanja tvrtke i planiranja daljnje strategije uspostavlja se jedan ili više ciljeva. Zadatak menadžera tvrtke je odabrati samo ostvarive ciljeve koji odgovaraju stanju tržišta i samoj tvrtki.

Dostupnost dovoljnih financijskih sredstava, osoblja i učinkovitog planiranja u skupini dovodi do ispravnog postavljanja ciljeva. Istovremeno, popis zajedničkih ciljeva trebao bi biti podijeljen na podgrupe ili zadatke čija je odgovornost za provedbu raspoređena među zaposlenicima ili odjelima organizacije.

Na primjer, tvrtka X, koja ulazi na tržište s masovnom proizvodnjom, postavlja cilj: zauzeti mjesto vođe na određenom tržištu u kratkom roku. Tvrtka X radila je u drugom segmentu, a prilikom analize financijskih izvještaja utvrđeno je da u banci postoji veliki bankovni zajam. Osim toga, analiza osobne politike pokazala je da odjel prodaje djelotvorno obavlja svoje funkcije, a planirani pokazatelji nisu postignuti. Očigledno, cilj koji je postavio uprava nije samo teško postići, već i gotovo nemoguće.

Primjeri ispravno formuliranih ciljeva:

• postići prepoznavanje branda do 60%;
• povećati tržišni udjel na 16%;
• ući u top tri vodeće tvrtke na tržištu;
• povećati prosječnu provjeru do 1500 rubalja;
• povećati broj posjetitelja na 2000 ljudi dnevno.

Stoga, kako bi se učinkovito postavili ciljevi, upravljanje poduzećem mora se temeljiti na dubinskom istraživanju tržišta i trenutnom položaju tvrtke na njemu.

Zadaci tvrtke kao element unutarnjeg okruženja

Nakon sastavljanja popisa ciljeva tvrtke, potrebno ih je podijeliti u zadatke, tj. Komponente. Rijetko u bilo kojoj organizaciji, postavljen je samo jedan cilj. Dakle, strateški ciljevi tvrtke transformirani su u operativne ciljeve za godinu, pola godine ili kvartal. Tada je cilj podijeljen na popis posebnih zadataka koji se moraju izvršiti kako bi se postigao željeni rezultat.

Svaki od utvrđenih zadataka mora imati dokumentirani krajnji rezultat, kao i odjele odgovorne za njegovu provedbu i određene zaposlenike. Evo primjera pretvaranja jednog od ciljeva u popis zadataka. Dakle, kako bi se postigao cilj povećanja prodaje za 25%, tvrtka može distribuirati zadatke na ovaj način:

1. Povećajte raspored obveza za svakog voditelja prodaje za 5%. Odgovornost i kontrola leži kod voditelja odjela Ivanova II.
2. Preliminarna analiza tržišne situacije od marketinškog odjela, razvoj reklamne tvrtke s mjesečnim praćenjem provedbe preporuka. Odgovorni - voditelj odjela AP Petrov.
3. Proširenje prodajnog odjela do 20 ljudi do kraja godine. Odgovorni - HR menadžer AI Sidorov.
4. Otvaranje 5 novih poslovnica u regijama 6 mjeseci. Odgovorni - zamjenik ravnatelja za razvoj GI Laptev, menadžer HR AI Sidorov.

Tako je šef organizacije može kontrolirati proces postizanja ciljeva poduzeća postupno, i pravilan rad osoblja za upravljanje omogućit će svakom zaposleniku da preuzmu osobnu odgovornost za ukupni rezultat.

Tehnologije i njihovo mjesto u unutarnjem okruženju

Proces pretvaranja sirovina u gotove proizvode zahtijeva dostupnost određenih tehnologija. Ako je to tvornica za konzerviranje, potrebne su posebne linije, obučeno osoblje, odobreni standardi i registrirani patenti. Sve gore navedeno vrijedi za tehnologiju poduzeća.

Nije iznenađujuće, ali tehnologija, kao element unutarnjeg okruženja, prisutna je iu malim PI-ima ili slobodnjacima. Na primjer, fotograf ili dizajner koristi u svom poslu posebni softver, hardver i tehnologija, bez kojih je jednostavno nemoguće ostati konkurentna na tržištu.

Struktura poduzeća kao element svoje unutarnje okoline

Jedan od prvih koraka u analizi unutarnjeg okruženja poduzeća je detaljno razmatranje organizacijske strukture. Istodobno, trgovci i menadžeri uspostavljaju ne samo popis unutarnjih odjela, već i odnos između njih, hijerarhijsku podređenost i ovisnost.

Hijerarhija u organizaciji radničkog osoblja pomaže učinkovito distribuirati rad. Zaposlenici su razgraničeni i odvojeni u zasebne skupine i odjele, a dodijeljeni im različitim odjelima. Hijerarhija u poduzeću može biti horizontalna i vertikalna, a učinkovitost i kvaliteta distribucije rada otkrivena je u analizi.

Jedna od važnih sastavnica takve analize može biti određivanje učinkovitosti informacija i drugih tokova između organizacijskih jedinica. Na primjer, u postrojenju B, koja proizvodi dijelove za automobile, zakašnjenja se stalno bilježe u izvršenju plana. Zaposlenici su zamoljeni da popunjavaju radne kartice, izrečene su kazne, ali takve preliminarne mjere za upravljanje timom pokazale su se neučinkovite.

Prilikom analize odnosa između odjela tvrtke B, pokazalo se da se pogreška ne odnosi na zaposlenike koji proizvode dijelove, već na odjel koji je odgovoran za popravak opreme. Dakle, mnogi su strojevi bili u stanju mirovanja dulje od zakazano vrijeme u vezi s dugotrajnim popravkom.

Kako odrediti snage i slabosti poduzeća?

Odluku o upravljanju prethodi temeljita analiza svih elemenata unutarnjeg okruženja, vanjskog okruženja, nakon čega slijedi zaključak o mjestu poduzeća na tržištu i njegovim mogućnostima.

Podaci dobiveni analizom moraju biti prikazani u obliku popisa. Na primjer, to bi moglo biti takve stavke:

1. Neiskusno osoblje u prodajnom odjelu.
2. Nedostatak vlastitih akumuliranih sredstava.
3. Inovativni razvoj u proizvodnji robe.
4. Prisutnost zajma u banci.
5. Širok raspon proizvoda.
6. Zatražena oprema u proizvodnji.

Nakon pripreme takvog popisa, potrebno je razdvojiti podatke o kvalitativnom utjecaju, odnosno odrediti da li ovaj ili onaj faktor ima pozitivan učinak na aktivnosti tvrtke ili negativan.

Stoga se početni popis treba podijeliti na dva dijela, a sljedeći korak treba biti procjena mogućeg utjecaja tih čimbenika unutarnjeg okruženja organizacije. Preporučujemo upotrebu mjerila od 1 do 5 ili od 1 do 10. Svaka stavka na popisu mora se procjenjivati ​​u točkama, ovisno o tome koliko ovaj čimbenik utječe na aktivnosti tvrtke.

Sljedeći korak je procjena mogućih šteta koju svaka stavka na popisu može nanijeti. Kao rezultat toga, popis bi trebao biti rangiran prema dva pokazatelja - mogućnosti i vjerojatnosti. Takva metoda pomoći će odrezati beznačajne podatke i stvoriti popis glavnih problema koji su otkriveni pri analizi faktora unutarnjeg okruženja organizacije. Primjer kvalitativne analize okruženja organizacije trebao bi rezultirati specifičnim popisom od najviše 10 predmeta za svaku od kategorija - prednosti i snage tvrtke.

Kakav je odnos između unutarnjeg okruženja i SWOT analize?

SWOT alat uključuje analizu okoliša tvrtke, kako unutarnjih tako i eksternih. Elementi unutarnjeg okruženja organizacije i njihova obilježja pokazuju koje se prednosti mogu koristiti za postizanje konkurentskih prednosti. Popis slabosti dobivenih tijekom analize pomoći će ispraviti aktivnosti tvrtke kako bi se smanjila njihova štetnost ili modernizirala i poboljšala.

Rezultat SWOT analize pomaže u usporedbi prijetnji i mogućnosti vanjskog okruženja, odnosno tržišta u kojem tvrtka posluje ili namjerava raditi s čimbenicima unutarnjeg okruženja. Zadatak marketinera, menadžera ili menadžera je da sastavlja marketinški plan na takav način da bi, koristeći prednosti tvrtke, moguće izbjeći štetu od tržišnih prijetnji. Isto se može reći io kombinaciji tržišnih prilika i snaga tvrtke - menadžer mora odlučiti kako ih učinkovito koristiti zajedno.

Kako provesti SWOT analizu?

Da bismo razumjeli kako ispravno provesti SWOT analizu, razmislite o najčešćim pogreškama koje su menadžeri napravili pri provođenju.

Nerazumno uključivanje elemenata unutarnjeg okruženja u kategoriju snaga ili slabosti tvrtke dovodi do pogrešaka u planiranju. Svaka činjenica treba biti poduprta posebnim podacima i podacima izvješća. Moguće je reći da je tvrtka vodeća na tržištu, ali zapravo potvrđuju samo riječi glave, a ne tržišno istraživanje.

Štoviše, uz pouzdanost, svaku od budućih snaga treba usporediti s poznatim podacima o konkurenciji. To će otkriti istinske snage poduzeća, što će pomoći u postizanju svojih ciljeva.

Na primjer, snaga tvrtke bila je blizina resursnih baza resursa. Očito, to daje mnoge prednosti za tvrtku, pomažući uštedu i na financijske troškove i privremeno. Ipak, prilikom analize tih informacija u smislu razlika između konkurenata, može se pokazati da su svi glavni igrači smješteni blizu izvora sirovina. Ispada da svaka tvrtka ima tako snažnu stranu na tržištu, pa stoga neće biti moguće ostvariti dobit u odnosu na konkurente.

Radi praktičnosti i prevencije pogrešaka, potrebno je analizirati konkurente iz dostupnih otvorenih izvora i odrediti njihove snage i slabosti. Nadalje, potrebno je napraviti tablicu za provjeru u kojoj se provodi usporedba svakog elementa unutarnjeg okruženja s natjecateljima. Na kraju, ispostavilo se da se tvrtka može pohvaliti ne toliko prednosti.

Sve preporuke za utvrđivanje prednosti i slabosti tvrtke također se mogu pripisati procesu analize mogućnosti i prijetnji na tržištu. Sve informacije moraju biti pouzdane i točne.

Česta je pogreška naznaka općih informacija koje neizravno utječu na aktivnosti tvrtke. Ili je njihov utjecaj previše neznatan, stoga je nemoguće dokazati. Na primjer, neiskusni menadžeri ukazuju na takve čimbenike vanjskog okruženja:

• kriza u zemlji;
• teška situacija u gospodarstvu;
• nestabilni tečaj.

Ako govorimo o krizama u gospodarstvu, ne možemo mjeriti i planirati njihovu važnost za aktivnosti određene tvrtke. Čimbenik "krize" prilično je mutan, pa se treba razgraditi u specifične komponente koje doista utječu na položaj poduzeća. Možda je na državnoj razini uvedeno obvezno licenciranje, ili su određene kvote za neke aktivnosti.

Što se tiče nestabilnog tečaja, često se spominje u njihovoj SWOT analizi onih tvrtki koje nemaju valutnu ovisnost. Ako tvrtka ne uvozi ili izvozi, ne kupuje sirovine u inozemstvu, ne prodaje gotove proizvode u drugim zemljama, utjecaj fluktuacija tečaja ima zanemariv utjecaj na poslovanje tvrtke.

U zaključku

Unutarnje okruženje tvrtke je važan strateški resurs koji može pomoći ili, obrnuto, štetiti poslovanju tvrtke. Unutarnje okruženje organizacije uključuje nekoliko osnovnih elemenata: ljudi, tehnologiju, strukturu, zadatke i ciljeve. Takav skup elemenata nije slučajan, kao u bilo kojoj organizaciji s određenom strukturom, ljudi koji putem tehnologija postižu zadane zadatke i opće ciljeve poslovanja poduzeća.

Načelnik organizacije pri donošenju odluka o menadžmentu mora se temeljiti na analizi unutarnje i vanjsko okruženje poduzeća. Ako postoji očita prijetnja na tržištu, resursi unutarnjeg okruženja pomoći će joj da se prevlada. Isto vrijedi i za tržišne prilike, kako bi se postigao maksimalni učinak od kojeg je moguće, samo ako se koriste interni resursi poduzeća.

Interni resursi okoliš u analizi se procjenjuje s gledišta njihovog utjecaja i podijeljen je na snage i slabosti tvrtke. Organizacijska struktura organizacije može biti slaba strana organizacije, ali istodobno profesionalni i učinkovit odjel marketinga može se pripisati snazi ​​poduzeća.

Pri izradi marketinškog plana nekoliko se zajedničkih ciljeva distribuira u obliku zadataka između odjela, odjela, skupina i određenih zaposlenika. Pravilno prilagođen sustav motivacije i stimulacije osoblja, upravljanje timom pomoći će svakom zadatku da osobnu odgovornost zaposlenika. U ovom slučaju, svaki zaposlenik u timu će shvatiti što radi kako bi se postigao jedan zajednički cilj.