Održavanje evidencije osoblja od A do Z

Organizacija i upravljanje upravljanjem osobnim podacima izravna je odgovornost kadrovskog osoblja. U situacijama stvoriti novu organizaciju, transformacija starih ili druge opcije reorganizacije i upravljanje osoblje odjela trebate znati glavne točke rada: trening i osoblja pretraživanje, primanje, prevođenje, smjenu kadrova, kao i pravila za arhiviranje i online prostora za pohranu dokumenata.

Kompetentna organizacija upravljanja kadrovskim evidencijama kao osnova stabilne tvrtke

U bilo kojoj organizaciji, bez obzira na oblik vlasništva, postoji osoblje. Ono se razlikuje po veličini i sastavu, u smislu funkcija i kvalifikacija. Zadatak odjela za ljudske resurse je osigurati da se sva pitanja i problemi vezani za zaposlenike poduzeća riješe što je brže i kompetentnije.

Stabilan rad organizacije izravno ovisi o zaposlenicima. Primarna zadaća osoblje - kompetentno i pravovremeno odabira zaposlenika, HR uprave, u skladu sa zakonom i svojim pravovremenu dostavu dokumenata u arhivu. To je osnova za stabilan rad bilo kojeg poduzeća.

Osposobljavanje osoblja za rad s osobljem

Upute o upravljanju kadrovima jasno ukazuju na potrebu stručnog osposobljavanja stručnjaka za kadrove. Međutim, u praksi često postoji problem s osposobljavanjem zaposlenika željenog profila.

Visoke i sekundarne posebne obrazovne ustanove ne proizvode stručnjake s tako malom kvalifikacijom kao što je "upravljanje osobnim dokumentima". Trening se obično odvija na licu mjesta ili na tečajevima profila. Također je moguće trenirati zaposlenika izravno na radnom mjestu mentorom.

Specijalni stručnjaci za upravljanje ljudskim resursima sugeriraju na sljedeće načine:

• prekvalifikaciju na temelju drugog visokog obrazovanja;
• visokog obrazovanja u susjedstvu profila, kao što su „uredskom poslovanju”, „Sudska praksa”, „Upravljanje ljudskim resursima”, „zaštita podataka”;
• osposobljavanje na specijaliziranim dugogodišnjim tečajevima (najmanje tri mjeseca), uz naknadno polaganje ispita;
• praktični rad s redovitim nadogradnjom vještina.

Normativni dokumenti koji reguliraju rad osoblja

Djelatnost odjela za kadrove i opća organizacija upravljanja osobnim dokumentima uvelike ovisi o važećem zakonodavstvu i internim regulatornim dokumentima. Ova se značajka odnosi na nijanse rada s velikim brojem osobnih dokumenata, koji su često povjerljivi.

Rad u službi osoblja uređen je sljedećim aktima:

• Ustav, Zakon o građanskim i radnim pravima, kao i Kazneni i obiteljski kodeksi;
• zakonski akti o profilu organizacije u pitanjima koja se odnose na rad s osobljem;
• normativna djela od lokalnog značaja;
• raznih klasifikatora, pravila i propisa na saveznoj razini;
• interni regulatorni dokumenti, na primjer, upute za vođenje evidencije osoblja;
• naloga i naloga za upravljanje.

Zaposlenici službe osoblja dužni su strogo pridržavati se odredbi normativnih zakona i, prije svega, Zakona o radu.

Pretraživanje i dokumentiranje zaposlenika

Održavanje osobnih zapisa započinje traženjem i oblikovanjem osoblja. Prije svega, morate odrediti mogućnosti pronalaženja novih zaposlenika. Među njima ističu se sljedeće:

• agencija i ureda za zapošljavanje;
• javna služba zapošljavanje;
• sajmovi za posao;
• obrazovne ustanove;
• Postne ploče za postove i sažeci na različitim resursima;
• druge organizacije;
• prijatelja i poznanika.

Sve mogućnosti za pronalaženje zaposlenika imaju svoje zasluge i demere, zaposlenik odjela za kadrove treba iskoristiti sve mogućnosti za zatvaranje slobodnog mjesta.

Kada se pronađe podnositelj zahtjeva, provodi se razgovor s njim. Poželjno je da je njegov potez dokumentiran: tako je lakše donijeti izmjerenu odluku o zapošljavanju ili odbijanju. U posljednjem slučaju osoba se pismenim putem obavještava o razlozima u roku od pet radnih dana. Ako je podnositelj zahtjeva prikladan za upražnjeno radno mjesto, tada bi se trebao pripisati. Iz toga počinje dizajn osobna dokumentacija na određenom zaposleniku.

Faze registracije zapošljavanje:

• zaključivanje ugovora o radu;
• objavljivanje redoslijeda prijema;
• upis u radnu knjigu novog zaposlenika ili ustanove;
• registracija osobne iskaznice;
• ako je u organizaciji prihvaćeno - osnivanje osobnih poslova;
• upoznavanje i potpisivanje internih propisa i uputa zaposlenika.

Zapisnik osoblja (osobne iskaznice, popis osoblja)

Održavanje upravljanja osobnim zapisima zahtijeva obveznu registraciju računovodstvenih evidencija, osobito osoblja i osobnih iskaznica. Ovi dokumenti su obvezni za organizacije svih oblika vlasništva.

Raspored osoblja a broj bi trebao biti relevantan i zadovoljiti potrebe organizacije. Uključuje imena svih postova, broj oklada koji označavaju slobodna radna mjesta za to razdoblje.

Osobne iskaznice su jedinstveni dokumenti koji sadrže kratke informacije o radnoj aktivnosti zaposlenika i osobnim podacima. Podložni su strogo računovodstvenim i posebnim uvjetima skladištenja, na mjestima koja sprječavaju njihovo kvarenje i krađu.

Narudžbe za osoblje, razlike i posebnosti registracije

Opći radni tijek rada osoblja uglavnom se izražava u narudžbama i nalozima menadžmenta. Ti se dokumenti mogu odnositi i na pojedinačne zaposlenike i na cijelo osoblje u cjelini. Razlikuju se u dizajnu i značajkama uvođenja u akciju.

Većina naloga i naloga koji se odnose na određene akcije s zaposlenikom imaju jedinstven oblik. Oni su podložni obveznom usuglašavanju sa svim zainteresiranim osobama i upoznavanje zaposlenika uz račun. Kopije osobnih naloga pohranjuju se u osobnu datoteku i izvornike u zasebnim mapama.

Časopisi o čuvanju osoblja, pravila o registraciji i skladištenju

Kako bi se uzelo u obzir kretanje dokumenata, evidencija u službi osoblja pretpostavlja održavanje specijaliziranih časopisa. To su tablični dokumenti višedijelnog formata, najčešće ujedinjeni. Obično se daju u velikim prijenosnim računalima ili kupuju u specijaliziranim prodavaonicama.

Vrste osobnih časopisa:

• registracija dolaznih i odlaznih dokumenata, uključujući i pisma;
• registracija naloga;
• registracija dolaska i odlaska radnika na službeno poslovanje;
• registracija prijava, podnesaka, obavijesti, službenih i uslužnih bilježaka;
• registracija obrazaca radnih knjiga, njihovih umetaka;
• knjige za snimanje kretanja raznih osobnih dokumenata i tako dalje.

Svi dnevnici moraju biti nužno zalijepljeni i zapečaćeni, a listovi numerirani. Pohranite ih odvojeno od svih dokumenata. Po mogućnosti u sigurnom ili posebnom ormaru.

Značajke održavanja i spremanja osobnih datoteka

Obavljanje osobnih poslova nije obavezno. Međutim, većina organizacija u jednom ili drugom obliku prikuplja dokumente zaposlenika. Naravno, u jednoj mapi to je prikladnije.

Osobna afere su kompleks dokumentiranih osobnih podataka o zaposleniku koji se prikupljaju i formiraju u određenom poretku. Može uključivati ​​različite dokumente i kopije:

• kopije naloga o zaposleniku;
• kopije izjava;
• kopije osobnih dokumenata, potvrde kvalifikacija, obrazovanja, koristi i bračnog statusa;
• upitnik;
• obilježja i mišljenja;
• reference, itd.

Osobne datoteke uključuju osobne podatke, one se moraju držati podalje od drugih dokumenata. Pristup njima ograničen je na strogo ograničeni broj službenika. Otpuštanjem osoblja osobne datoteke predaju se arhivskoj pohrani.

Pravila za registraciju, pohranu i izdavanje radnih knjiga, kao i umetci

Sve organizacije su obvezne provoditi radne knjige za svoje osoblje, osim istodobno prihvaćenih zaposlenika. Na primarnom prijemu poslodavac samostalno dobiva čiste oblike i čini u njima prvi rekord. Na naslovnoj stranici napravite relevantne podatke o zaposleniku. Nakon toga, potrebno je pratiti njihovu relevantnost i izvršiti promjene na vrijeme.

Skretanje glavnog dijela napravljeno je zapisima o radničkom radu i društvenoj djelatnosti, njegovu prihvaćanju stalnog transfere, otkaz. Svi unosi su numerirani u općem redoslijedu i upisuju se na temelju narudžbe. Obavijest o razrješenju prati otisak tisak tvrtka i potpis glave.

Unosi u radnu knjigu izrađen rukom, plava kemijska olovka, jasan i razumljiv rukopis. Pažljivo pratiti relevantnost i pouzdanost unesenih podataka. Ako trebate ispraviti informacije, morate ih pažljivo prekrižiti jednim redom i ažuriranim informacijama. Ova akcija nužno potvrđuje potpis glave i pečata.

Pohranite radne knjige odvojeno od ostalih dokumenata, na sef. Zabranjeno je davati ih rukama zaposlenika ili trećih osoba bez posebne odluke nadležnih tijela.

Značajke operativne i arhivske pohrane osobnih dokumenata

Skladištenje osobnih dokumenata određeno je njihovom posebnom važnošću. Sadrže osobne podatke i povjerljive su. Takvi podaci ne podliježu neovlaštenom otkrivanju. Inače, novčanom kaznom odreñuje se osoblje odjela za osoblje i šef organizacije.

Kako bi organizirali pravilnu pohranu osobnih dokumenata u kadrovskoj službi, poželjno je imati zasebnu sobu. Ulaz u njega mora biti jedan i mora biti opremljen metalnim vratima s alarmom.

Sami se dokumenti trebaju pohraniti u metalne ormare ili sefove. Izbjegavajte izlaganje sunčevoj svjetlosti i prašini, kao i temperaturnim razlikama i previsokoj vlažnosti. Te jednostavne radnje pomoći će zadržati osobne podatke.