Stvaranje slučajeva. Osobni dosje zaposlenika: dokumenti, trikovi referenci, razdoblja skladištenja

Formiranje zaposlenika je proces koji je obvezan za gotovo sve tvrtke. Prema pravilima utvrđenim u Rusiji, svaki poslodavac mora imati jedinstvenu datoteku za svakog zaposlenika. Ovaj dokument je u stanju karakterizirati podređenog od samog položaja. Osobni se poslovi nalaze ne samo na poslu, već i na sveučilištu. U svakom slučaju, ovaj dokument je važan. Mora biti ispravno formirana. Ali kako se to može učiniti? U kojim slučajevima nije potrebno voditi takvu dokumentaciju? Što se može i ne može staviti u osobnu stvar? Nije tako teško razumjeti sve to kako se čini.

Definicija osobne datoteke

Osobna dokumentacija zaposlenika je vrsta dokumenta u kojem je pohranjena sva dokumentacija relativnog specifičnog okvira. Sastoji se od pokrivača i posebnih radova koji se odnose na podređenog.

Ova vrsta dokumentacije se stvara od trenutka zapošljavanja. I to bi trebao dovesti do zaposlenika je pucao. Zatim se datoteka prenosi u arhivu za pohranu. Ne možete izbrisati ovaj dokument određeno vrijeme.

Stvaranje slučajeva daleko je od najvažnijeg procesa. U nekim slučajevima možete ga izbjeći. No, tada će biti vrlo problematično prikupljati informacije o određenom podređenom. Obično se taj postupak provodi u velikim organizacijama. Izrađena je cjelovita baza podataka, u kojoj se podaci prikazuju za svakog podređenog.

Obavezno ili neobavezno?

Već je rečeno da nije potrebno voditi posao zaposlenika. Ali na bilo kojem samopoštovanju poduzeće postoji takva vrsta dokumentacije. Kada je formiranje dokumentacije obvezno, a kada nije?

Zakonodavstvo nigdje nije propisano pravila o ovom pitanju. No, u praksi se ispostavlja da velike tvrtke oblikuju osobne poslove na svojim podređenima, a mala ne. Preporuča se rješavanje ovog problema tvrtkama s velikim prometom osoblja.

Često organizacije provode osobne poslove ne na svim podređenima, već samo na određenim kategorijama zaposlenika. Najčešće su:

• vođe;
• zamjenici ravnatelja;
• vodeći stručnjaci u tvrtki;
• zaposlenici koji rade s materijalnim vrijednostima (npr. blagajnici);
• ljudi koji imaju priliku za rast karijere.

Preporuča se ne biti lijen i voditi takvu dokumentaciju o svim podređenima. Nije toliko teško zapamtiti proces formiranja zaposlenika. Ovdje se mogu pohraniti samo daleko od svih dokumenata koji odražavaju informacije o okviru. Koje se značajke procesa trebam sjetiti? Čak i najmanji prekršaj za poslodavca ne može se ispasti na najbolji način. Zato moramo pažljivo proučiti zadatak.

skladištenje

Već je rečeno da osobni poslovi podređenih, čak i nakon što je osoba napustila, ostaju u društvu. Na rukama se ne izdaju, ali se nalaze u posebnim arhivima. Dopuštena je i elektronička pohrana podataka o okvirima. No u papirnoj verziji slučaja treba se dogoditi.

Postoje neka pravila koja će šef morati slijediti. Imajući slučaj je gotovo beskrajan proces. Te dokumente ne možete uništiti 75 godina od trenutka prestanka radne snage.

Zbog toga se mnoge tvrtke pokušavaju ne gnjaviti prikupljanjem informacija o nekim podređenima. Samo mali broj korporacija postoji već više od 75 godina. Često se tvrtke otvaraju i zatvaraju, a osobne datoteke ostaju u arhivi.

Za pojednostavljenje skladištenja dosjea, izmišljena su različita pravila. Uglavnom, pohranjivanje tih dokumenata događa se nakon razvrstavanja abecednim redom. Također se preporučuje stvaranje arhive po godinama. Ovaj pristup će pojednostaviti traženje informacija o zaposlenicima koji su u određenom trenutku pronašli zaposlenje tvrtki.

Postoji još jedna značajka u ovom pitanju. Problem je u tome što se neke osobne datoteke trajno nalaze u arhivi tvrtke. A oni nisu uništeni ili 10 godina ili više 100. Prema ovom pravilu pad dokumentaciji vođa organizacije, kao i kod državnih službenika. Ne zaboravite na podređene, koji imaju nagrade, medalje i razne naslove.

pristup

Sljedeći je trenutak stvar pristupa dokumentaciji koja se razmatra. Dosje zaposlenika često ima podatke namijenjene isključivo poslodavcu. I ne moraju znati većinu radnika.

Često su slučajevi šifrirani, pristup im je samo od voditelja poduzeća, kao i od osoblja za osoblje koji se bavi tim odgojem. Jednostavnim podređenima nije dopušteno gledanje prikupljenih podataka.

Poslodavac jamči povjerljivost zaposlenika. Ova vrsta informacija nije podijeljena s javnošću. Na zahtjev, kopije dokumentacije dostavljaju se osoblju na dan otkaza. Tvrtka je odgovorna podređenima za sigurnost informacija dostupnih u osobnim stvarima.

Treba također zapamtiti jednom i za sve - dosje se ne izdaje podređenima pod izgovorom. Zaposlenici nemaju pravo uzeti osobne dosjee, kao i zahtijevati njihovo izručenje. Samo kad odete možete zatražiti podatke odavde. Poslodavac izdaje okvir samo kopije podataka pohranjenih u osobnim datotekama. Drugi nije potreban. Nijedan podređeni nema pravo povući dokumentaciju iz prijenosa u drugu korporaciju ili konačno obustaviti radni odnos. Već je rečeno - svaki poslodavac drži dokument za zaposlenike 75 godina. Ovo razdoblje može se povećati u određenim okolnostima.

Obvezne komponente osobnih poslova

Sada malo o tome kako je točno takva dokumentacija napravljena. Zapravo, pravila za formiranje podređenih slučajeva nisu pravno utvrđena. I ovo pitanje odlučuje menadžment tvrtke. On sam određuje koje informacije treba pohraniti i kako sistematizirati datoteke podređenih. To je glavni problem cijelog procesa formiranja.

Ipak, bez obzira na izbor pravila, neki podaci u bilo kojem scenariju bit će pohranjeni u osobnoj datoteci. Koji se dokumenti nalaze u takvoj dokumentaciji? To su:

• upitnike podnositelja zahtjeva;
• prijave za zapošljavanje;
• naloga za pružanje mjesta rada;
• prijave za otkaz (ako postoje);
• naredbe za otkaz;
• djeluje na izdavanje knjige radnih zapisa (na zahtjev ili kada je potpisnik otpustio).

Gore navedeni popis je obavezan. No, s ostalim informacijama mogu postojati određeni problemi. Uostalom, ne mogu se upisivati ​​svi podaci o podređenima u privatnu stvar. Postoje neka ograničenja. Na kojim bi se mjestima trebala obratiti pozornost na izbjegavanje pritužbi na pogrešno formiranje osobnih dosjea osoblja?

zabrane

Zapravo, ako doista zakačete na sva pitanja registracije i formiranje osobne dokumentacije zaposlenika, možete se zbuniti. Stoga, prije nego što započnete arhivu, trebali biste zapamtiti samo nekoliko značajki. Ili, zabrane. Oni su relevantni za sva poduzeća, bez obzira na utvrđena pravila. Ne možete:

1. Držite privremene i trajne dokumente na jednom mjestu. U dosjeu radnika treba postojati zasebna mjesta, tako da možete stavljati papire koji su privremeno u osobnom dosjeu. Također osigurava pohranu osnovnih podataka.
2. "Propagirajte" dokumentaciju. Nije preporučljivo pohranjivati ​​dokumente u poslovima zaposlenika s duplikatima. U jednoj mapi - jednu kopiju.
3. Unos previše osobnih podataka. Na primjer, o vjerskim uvjerenjima. Takve informacije za poslodavca općenito se smatraju suvišnima. Dakle, stvaranje slučajeva omogućuje pohranu samo dokumenata korisnih poslodavcu, što odražava kvalitetu rada podređenih.

A koji konkretni dokumenti mogu biti sadržani u dotičnim dosjeima? Što, pored gore navedenih radova, u praksi se događa u osobnim stvarima? Da biste izbjegli pogreške, možete slijediti savjete za prikupljanje podataka za osoblje dosjea.

Zajednička dokumentacija

Sastav osobne datoteke je raznolik. Već je rečeno da sama tvrtka postavlja pravila za održavanje ove dokumentacije. Stoga je nemoguće reći točno ono što je upisano u arhiv. Dokumenti koji se ispunjavaju bez propusta već su navedeni. No kako bi se izbjegle bilo kakve pogreške, izumio je određeni popis vrijednosnih papira koji su primljeni u pohranu. Što bi trebalo biti u osobnom dosjeu? Ako izuzmete prethodno navedene objekte, ostaje (u prvom redu u obliku kopija):

• primjerak putovnice građanina;
• Podređeni SNILS (kopija);
• INN (ne izvornik);
• vojna karta;
• dokument o obrazovanju;
• fotografije (nisu osobne, dizajnirane za upitnike);
• obilježja iz prošlog zaposlenja (ako ih ima);
• opis posla za posao;
• autobiografija.

Nemojte zaboraviti da svaki odgovoran poslodavac, kako bi se pridržavao radne procese, kao i kako bi osigurao vlastitu sigurnost, čini različite postupke. Na primjer, zbog odbijanja potpisivanja redoslijed otpuštanja. Takva dokumentacija također treba čuvati u privatnim datotekama. Rezultati certifikacijskog rada i drugih naloga koji utječu na rad tog ili onog okvira samo su nekoliko točaka koje se mogu dodati u dosje.

Još jedna važna točka je pohrana tzv. Inventara osobnih datoteka. Dokument koji može poslodavcima poslati puno problema. Mora biti obavezna u svakoj osobnoj stvari. Inače, možete kriviti vodstvo koje su neki papiri ilegalno povezani. Osobni zapis je poseban dokument koji navodi cijelu dokumentaciju priloženu u mapu. Nalazi se na samom početku dosjea. Bez inventara poslodavac može imati problema. Zaposlenik je u stanju optužiti krivotvorenje ili krađu određenih dokumenata.

Stvaranje osobnog slučaja - proces nije toliko težak, ako je pravilno pripremljen za to. Poslodavac bi trebao jednostavno unijeti ovdje sve važne informacije o aktivnostima zaposlenika. Ali osobni podaci o osoblju su zabranjeni. Primjer je već donesen s religijom. Sastav obitelji i specifičnosti vođenja načina života podređenog također su tabu.

Ali neka postignuća zaposlenika moraju biti napravljena u osobnim stvarima. Ovo nije obvezatna komponenta, ali je poželjno ne zanemariti ga. Pogotovo kad se radi o istinski talentiranom kadru. Dopušteno je unijeti podatke o primljenim nagradama, titulama, diplomama, medaljama, diplomama.

Ne previše

Dokumenti u osobnoj datoteci mogu biti različiti, to je razumljivo. Točan popis određuje svako poduzeće po odluci upravitelja. No najčešći popis radova već je naveden. Prilikom izrade i održavanja dosjea treba imati na umu jedno malo pravilo. Ovo je obavezna stavka, čije kršenje nije dopušteno. Provođenje osobnih poslova odgovorno je zanimanje. To zahtijeva posebnu pozornost.

Riječ je o veličini osobnih datoteka. Prema utvrđenim pravilima, može se reći da debljina mape dodijeljena dosjeu određenog okvira ne bi trebala prelaziti 4 centimetra. Ako je volumen veći od utvrđene granice, bolje je započeti novo poslovanje. I nekako ga označite pod krinkom nastavka postojeće dokumentacije.

U praksi, vrlo rijetko postoje slučajevi koji u debljini dosežu više od 4 centimetra. Stoga, samo trebate zapamtiti pravilo i ne brinite se da to ne radite. Ako postoji puno dokumentacije za okvir, izvršena je posebna provjera. Prema rezultatima, poslodavac odluči podijeliti datoteku na nekoliko dijelova.

Osnovni zahtjevi

Redoslijed oblikovanja slučajeva jednostavan je. Dovoljno je utvrditi koja se dokumentacija može pohraniti ovdje. Zatim, zapamtite prethodno navedena ograničenja. A onda se posao već stvara. Prvi korak je stvaranje pokrova. Dovoljno je kupiti posebne mape pod nazivom "Slučaj". Obično pohranjuju sve dokumente ovog ili onog okvira.

Dalje na naslovnoj stranici (u ovom slučaju na naslovnici mape) napisane su osobne informacije o okviru. Naime - puno ime. Na dnu je obavezan datum početka dokumentacije. Što bi trebalo biti u osobnom dosjeu?

Prva stranica pridružena je inventaru. Možete ga zanemariti, ali se ne preporučuje. Ovaj rad je puno lakše život i uklanja odgovornost od poslodavca za sigurnost nalazi u spisu medija - nešto što nije naveden u popisu nije pohranjen u osobnu datoteku.

Nakon toga se u mapu stavljaju razni dokumenti koji su izravno povezani s podređenima. Tako nastaje sastav osobnog slučaja. Preporučljivo je staviti kopije ili originale dokumenata kao što su oni primili - Profil prvog podnositelja zahtjeva, zahtjev za posao, poslodavac je pismo imenovanja na određene pozicije, i tako dalje. Slučaj završava redoslijedom otpuštanja i potpisanom aktom o primitku radne knjige.

To nije sve. Proces formiranja slučajeva je naporan rad, iako je relativno jednostavan. Postoji još jedno malo ograničenje koje može donijeti neku neugodnost poslodavcu. Osoblje, koje obavlja podatke u osobnim datotekama podređenih, treba pratiti broj listova u mapi. Ne smiju biti više od 250 komada. Iznad, započinje drugi dio osobne datoteke za ovaj ili onaj radnik.

časopis

Sada je jasno kako formiranje slučajeva zaposlenika u tvrtkama. Ovo nije kraj procesa. Ako je poduzeće odlučilo zadržati takvu dokumentaciju, mora imati poseban dnevnik osobnih datoteka. Što je to?

Ova komponenta je popis svih raspoloživih dosjea za zaposlenike. Ovdje su objavljeni brojevi pokrenutih slučajeva, osobni (osobni) podaci podređenih, datum formiranja onih ili drugih "osobnih mapa".

Nema jedinog uzorka časopisa. Poslodavac ima svako pravo stvoriti takvu arhivu podataka po vlastitom nahođenju. Nedavno je vrlo čest oblik elektronički časopis. Dobra ideja za one koji se ne žele nositi s papirologijom. Glavno je pravovremeno popuniti relevantna polja časopisa. Tada ćete lako pronaći informacije o svakom zaposleniku bez ikakvih problema.

zaključak

Od sada je jasno kako se formira osobno poslovanje. Ovo je vrlo jednostavan, ali zbunjujući proces, čiji postupak za provedbu nije fiksiran u zakonodavstvu Ruske Federacije. Poslodavci samostalno uspostavljaju dokumente koji će biti pohranjeni u osobnim datotekama. Obrazac za predstavljanje podataka također se može odabrati.

Preporučljivo je ne primjenjivati ​​izvorne dokumente osobnim datotekama - samo kopije u jednoj kopiji. Na dosje zaposlenika morat će se liječiti s posebnom pažnjom - propuštanje informacija upisanih u ovu vrstu dokumentacije može donijeti glavu problema. Uostalom, prilikom prikupljanja podataka o podređenima, kao što je već spomenuto, poslodavac se obvezuje osigurati potpunu tajnost podataka. To se pravilo odnosi na vrijeme rada i za cijelo razdoblje skladištenja dokumentacije nakon otkazivanja okvira. To je sve. Osnovne informacije vezane uz formiranje slučajeva kadrova su potpuno proučavane. Značajke i sastav tog procesa trebaju biti poznate svakoj tvrtki. Neki ljudi općenito ne pokušavaju to učiniti. Prijava slučajeva (osobno) nije obvezna, ali vrlo korisna za poslodavca.