Uredski rad - što je to? Rad u uredu i cirkulaciju dokumenata

Uspjeh mnogih organizacija ovisi o dobro izgrađenom radu. Svaki zaposlenik, a još više, treba razumjeti uredski posao. Što je to, koje su njegove značajke, glavne vrste i što se smatra prilikom organiziranja tijeka rada?

Osnovni pojmovi

Svaka tvrtka, bez obzira na status i broj zaposlenih, tijekom svoje djelatnosti proizvodi i obrađuje veliki broj dokumenata. Svi se oni odnose na organizacijske i administrativne dokumente. Glavni koncepti u ovom pitanju su uredski rad i cirkulacija dokumenata.

Rad u uredu naziva se vrsta aktivnosti koja osigurava stvaranje službenih dokumenata i organizira rad s njima. Zauzvrat, upravljanje dokumentima podrazumijeva se kao vrsta aktivnosti koja je usmjerena na organiziranje gibanja dokumenata u tvrtki od trenutka stvaranja ili primanja do trenutka dovršetka rada s njima (slanje primatelju, dostava u arhivu).

Često za uredski rad, organizacija dodjeljuje jedan ili više zaposlenika koji upravljaju procesom.

Niti jedna tvrtka ne može postojati neovisno o zakonu. To regulira uredski rad i cirkulaciju dokumenata. Pitanja na tim područjima rješavaju tajnice, arhivisti i zaposlenici odjela za kadrove.

Uredski rad temelji se na popravljanju podataka stvaranjem papira ili elektroničkog čina. S tim u vezi postoji cirkulacija dokumenata, tj. Kretanje dokumenta od trenutka kada je stvoren do njezine izvedbe. Cirkulacija dokumenta može se podijeliti na unutarnju i vanjsku.

Interni promet dokumenata predstavljen je sljedećim fazama:

1. Izrada nacrta dokumenta.
2. Koordinacija s upravom.
3. Potpisivanje dokumenta.
4. Prijava dokumenta: datum i broj (nakon objavljivanja dokumenta za koji se smatra da je prihvaćen za izvršenje).
5. Dovođenje informacija primatelju i kontrolu.
6. Izvršenje.
7. Objavljivanje popunjenog dokumenta.
8. Uništavanje ili arhiviranje ispisa koji su istekli.

Vanjski promet uključuje sljedeće faze:

1. Primitak dokumenta u tvrtku.
2. Prijavljivanje zaprimljene dokumentacije (potrebno je kontrolirati izvršenje dokumenata).
3. Rad s korespondencijom: upoznavanje, izvršenje.
4. Ako je potrebno, odgovorite.
5. Registracija u arhivu ili uništenje.

Što se tiče upravljanja, protok dokumenta je:

• uzlazno (od podređenog do šef);
• silazno (od vlasti do podređenih);
• horizontalno (između podređenih).

Svako kretanje bilo kojeg dokumenta mora biti zabilježeno u posebnom časopisu. To može biti dnevnik, dokument kartica, elektronički časopis itd.

Tko je odgovoran

Neki zaposlenici čak ne idu u ured. Što je to tajnik dobro zna, jer je njegova izravna dužnost da prati cirkulaciju dokumenata u organizaciji. Tajništvo je dužan obavljati glavne zadaće osiguranja ureda s dokumentima. S obzirom na oblik i značajku rada, tijek rada se može podijeliti na:

1. Centralizirani. Cijelo tajništvo nalazi se u jednom odjelu i podređeno je jednom nadređenom. Može biti viši tajnik ili činovnik.
2. Decentralizirana. Tajnici, kao i oni zaposlenici koji mogu obavljati svoje dužnosti, rade u različitim odjelima tvrtke i podređeni su različitim načelnicima.
3. Mješoviti. Često se nalazi u velikim poduzećima. Organizacija uredskog rada izravno će ovisiti o tome kakav je tajništvo usvojen.

U malim organizacijama funkcija službenika može obavljati bilo koji zaposlenik, kojemu je dodijeljena ta dužnost, ili sam upravitelj. Ako zaposlenici nisu propisane te dužnosti u ugovoru o radu, za njihovo izvršenje potrebno je izdati dodatni sporazum, gdje će biti naznačeni, kao i iznos novčane naknade za obavljanje poslova službenika.

instrukcija

Bez obzira na veličinu tvrtke i njegov oblik, voditelj ne smije zanemariti dostupnost uputa za vođenje evidencije.

Upute nisu samo normativni čimbenici koji omogućuju uspostavljanje uredskog rada. Što je to? Ovo je interni dokument tvrtke, koji je odobren od strane uprave za upravljanje koji nema datum isteka.

Ovdje su propisane glavne faze kretanja dokumenata, dan je popis službenika ovlaštenih za potpisivanje dokumenta, dani su uzorci popunjavanja i popunjavanja obrasca.

Upravljanje ljudskim resursima

Razmotrimo posao ureda osoblja. Što je to? Ako u organizaciji postoji barem jedan zaposlenik, za njega su nužno sastavljeni relevantni dokumenti.

Upravljanje osobnim zapisima podrazumijeva kretanje posebnih dokumenata vezanih uz radnu aktivnost građanina. U mnogim slučajevima, održavanje ove vrste dokumentacije povjereno je odjelu osoblja. Moraju primati dokumente od zaposlenika, obraditi ih i pohraniti u skladu s pravilima Pravilnika. Osim toga, njihove dužnosti uključuju obradu osobnih podataka, uključujući tajne podatke.

Osobni klerikalni rad obavlja se odvojeno od opće, u skladu s pravilima povjerljivosti.

optimizacija

U doba visoke tehnologije i računalizacije, postoji mnogo poduzeća, a ne male, koje i dalje vode papire. Dokumenti zapisnika i dalje se bilježe u redovnim časopisima, a slova se šalju poštom.

To je, prvo, zbog nevoljkosti zaposlenika da se preispitaju, a drugo, nisu svi financijski podržani. No, svaki menadžer treba shvatiti da znatna ulaganja u optimizaciju u budućnosti mogu značajno smanjiti troškove tvrtke.