Memorandum - izvršavamo prema zahtjevima

Promet dokumenata bilo kojeg poduzeća je zbirka radova različite naravi, sustavno na određeni način. Jedan od dokumenata je memorandum.

Opće značajke i svrha dokumenta

Za početak treba napomenuti da je memorandum poslovni dokument koji je informativan i istodobno preporuka prirode. Namijenjen je pružanju poslovnog menadžera ili neposrednog nadzornika. Ovaj dokument može sastaviti bilo koji zaposlenik tvrtke iz dva razloga:

1. Na inicijativu samog radnika.
2. Po uputama uprave.

U svakom slučaju, takav rad sadrži detaljne informacije o određenom, pojedinačnom izdanju. Zapravo, to je mišljenje zaposlenika izraženo u pisanom obliku. Postoje slučajevi kada je vođa trebao donijeti odluku o donošenju odluke o stajalištima njegovih podređenih o okolnostima slučaja. Zatim zaposlenik mora napraviti obrazloženi odgovor, i na kraju dodati svoje mišljenje u obliku konkretnih prijedloga i preporuka. Prema tome, takva nota postaje već privatno mišljenje određene osobe.

Nemojte se zbuniti

Pri pripremi dokumenta potrebno je znati točno što je potrebno za pružanje. Neke vrste poslovna korespondencija vrlo slični jedni drugima i mogu se lako zbuniti. Na primjer, poslovne bilješke su tri vrste: službene, izvješće i objašnjenje. Istovremeno, između njih postoje tri značajne razlike, koje ne dopuštaju upućenom osobi da izvrši ovu grešku. Ovi dokumenti razlikuju se:

1. od strane primatelja, tj. Onoga za koga su namijenjeni. Za razliku od službene osobe, u ime neposrednog nadzornika napisana je objašnjenja, a izvješće se također može izrađivati ​​direktno direktoru poduzeća.

2. Na temu i semantičko opterećenje prezentiranih podataka. Objašnjenje je izravno iz naslova. Ured je dio poslovne korespondencije između strukturnih jedinica tvrtke. Tema izvješća može biti različita:

• periodično izvješćivanje;
• jedan pružanje informacija na pitanje interesa.

3. Ako usluga i objašnjenja služe za upotrebu unutar poduzeća, taj memorandum može biti unutarnje ili eksterne prirode. U prvom slučaju, namijenjen je direktoru tvrtke, au drugom slučaju za viši autoritet.

Kada je dokument pripremljen

Memorandum je prisilna mjera. Sastavlja se kada trenutačna situacija bude izvan kontrole i ugrožava poduzeće ozbiljnim problemima. Drugim riječima, stanje mora biti presudno. U ovom trenutku, zaposlenik upućuje informacije upravitelju i detalje o činjenicama koje su mu poznate. To može predstavljati prijetnju ispunjenju plana ili primitku očekivane dobiti. Dokument je usmjeren na privlačenje pozornosti menadžera na problem i nastojanje da se otkloni situacija. Svaki stručnjak na svoj način predstavlja rješenje situacije. U izvješću detaljno opisuje vlastitu verziju i iznosi vlastita gledišta o tom pitanju. Radi praktičnosti percepcije informacija ovaj dokument sastavlja se u potpuno besplatnom obliku. Ovaj stil dopušta apsolutno bilo kojem zaposleniku da izrazi svoje stajalište o specifičnom, jedinstvenom pitanju, bez straha da se ostatak pogrešno shvati.

Razlozi za izradu dokumenta

Postoji nekoliko razloga zašto se dopis može sastaviti. Naravno, moguće je uzorak ili jedinstveni predložak za sve moguće slučajeve. No, bilo koja posebno uzeta prigoda zahtijeva individualni način predstavljanja. Razlozi mogu biti vrlo različiti:

• kasno na posao;
• izostajanje;
• neispunjavanje obveza;
• sukob između zaposlenika;
• izjava o rezultatima izvršene revizije;
• informiranje o pogrešci;
• prijetnja neuspjehu planiranog zadatka;
• informacije o neprihvatljivom ponašanju zaposlenika.

Postoji mnogo razloga i svaki od njih zahtijeva individualni pristup i konkretno suđenje. Po primitku informacija prve ruke, šef bi trebao temeljito istražiti i donijeti nadležnu odluku. Često postoji potreba za dobivanjem dodatnih informacija od drugih sudionika u problemu. Bit će prisiljeni predstaviti objašnjenja vodstvu u vezi s postavljenim pitanjem.

Ako netko slomi nešto

Kršenje u uvjetima proizvodnje nije neuobičajeno. Bez njih, tijek rada i komunikacija među ljudima je nemoguće. Najčešće postoji izvješće o kršenju radna disciplina. Ponašanje zaposlenika na radnom mjestu uvijek je dvosmisleno. Svako odstupanje od opće prihvaćene norme obično se percipira kao kršenje i podrazumijeva odgovarajuću kaznu. Izreći sankciju ima pravo na samo glava poduzeća, tako da je ostatak osoblja, uključujući neposrednoj nadzornik može ga se samo informirati o tome što se dogodilo i da ponudi svoju verziju utjecaja na nemarnog kolega. Algoritam za sastavljanje takvog izvješća je sljedeći.

1. Naziv usluge ili jedinice. To je naznačeno u lijevom gornjem dijelu listova.
2. Adresa (voditeljica tvrtke). Označeno je u gornjem desnom kutu.
3. Naziv dokumenta. Napisao je malo niže u velikim slovima crvenom linijom.
4. Broj dokumenta.
5. Mjesto sastavljanja.
6. Naslov.
7. Tekst dokumenta: i položaj počinitelja, datum povrede, vrstu povrede, uzrok incidenta, ponudu za oporavak.
8. Položaj, puno ime i potpis zaposlenika koji je izradio dokument.

Ako je kolega kriv

Zapisnik zaposlenika može sastaviti neposredni nadzornik ili kolega. Česti su razlozi njegove pripreme negativni: kršenje, nepoštivanje ponašanja, nedostojno ponašanje. U ovom slučaju bilješka ima za cilj utvrditi činjenicu incidenta i zaustaviti ponavljanje slično u budućnosti. Nakon što je primio takav dokument, glava mora razumjeti situaciju i donijeti odluku. U tom slučaju, to ovisi o tome, hoće li se kazniti nametnuti ili ne. Ako se prvi put dogodio negativan događaj, možete se ograničiti na upozorenje i poučno razgovor. Ako je prekršaj prošao u sustav, kazna će uslijediti u skladu s radnim zakonodavstvom. Voditelj je dužan nametnuti vizu u kojoj će odluka biti zabilježena. Izvješća se mogu sastaviti za zaposlenike i iz drugih razloga. Na primjer, šef jedinice ima pravo sastaviti bilješku upućenu ravnatelju o promociji podređenog za savjesno djelovanje ili dobro obavljenu zadaću. Princip kompilacije je isti, samo je tekst pozitivan.

Je li teško napisati izvješće?

Nije teško napisati memorandum. Uzorak pisanja, ako je potrebno, uvijek može biti od tajnika. Mnogi slični dokumenti prolaze kroz njegove ruke. Glavna stvar je jasno navesti bit onoga što se dogodilo. Pročitavši takav dokument, voditelj bi trebao imati jasnu predodžbu o tome što je želio reći časopis ove "poruke". Činjenice treba opisati kronološkim redom, korak po korak, tako da se pojavi jasna i jasna slika u cjelini. Također se mora imati na umu da se za unutarnju uporabu izvješće obično vrši na redovitom A4 formatu (ili A5). Ako se informacije daju na organizaciju više razine, tekst bi trebao biti ispisan na zaglavlje tvrtke. Takav se dokument nužno mora dati glavu za potpisivanje. Kao rezultat toga, potpisat će ga dva predstavnika tvrtke: prvi - prevodilac, drugi - redatelj. Informacije se mogu potvrditi dodatnim informacijama. Obično se dostavljaju zajedno s glavnim dokumentom u obliku numeriranih aplikacija.

Da bi sve ispravno

Da bi se informacije mogle čuti, potrebno je znati napisati memorandum. Takav se dokument obično sastoji od tri glavna dijela.

1. Razlog, koji je služio kao izgovor za pisanje takve note. Potrebno je jasno opisati situaciju i navesti sve poznate činjenice.
2. Mišljenje izvornika o tome što se događa. Trebamo temeljito analizirati situaciju i ponuditi rješenje problema koji se pojavio.
3. Opći zaključci i konkretni koraci.

Informacije trebaju biti ukratko i jasno što je moguće, tako da prilikom čitanja primatelja ne gubi misli. Inače, opisane činjenice mogu se pogrešno protumačiti, a donesena odluka neće donijeti željene rezultate. U tekstu nije potrebno izražavati vlastite pretpostavke ili iskrivljavati stvarnost. Ova je metoda suprotna pravilima. Ako postoji takva potreba, sam primatelj zainteresiran je za mišljenje pokretača kako bi razumio što se dogodilo i donese konačnu odluku.

Slijed djelovanja

Na primjer, možete razmotriti određeni slučaj neispunjavanja obveza. Izvršni nadzornik sastavlja memorandum o zaposleniku kako bi osigurao upravljanje poduzećem. Za početak, zaposleniku je dano vrijeme za ispravljanje pogrešnih proračuna. Inače, voditelj relevantne službe u nazočnosti 3 svjedoka predstavlja čin da zaposlenik nije izvršio zadatak unutar predloženih rokova. Insidera tada mora napisati objašnjenje duž cijelog obrasca s naznakom razloga.

Zaposlenik ne može to učiniti. U tom slučaju, gubi posljednju priliku da se zaštiti. Obrazloženje se šalje na čelo za poznanicu. Izražava svoju konačnu odluku u obliku rezolucije. Informacije dolaze odjelu osoblja za izradu narudžbe za oporavak. Stupanj kazne određuje se sukladno zakonu. Ako je kazneno djelo bilo vrlo ozbiljno i ponavljano, rezultat može biti otkaz od rada u okviru relevantnog članka.