Elektronička razmjena dokumenata između organizacija: kako funkcionira?

Upravljanje elektroničkim dokumentima (EDI) je brz način razmjene informacija, temeljen na korištenju elektroničkih dokumenata s virtualnim potpisima. Dugo je dobila priznanje u razvijenim zemljama svijeta, kao učinkovit alat za brzo poslovanje.

srce

Elektronička razmjena dokumenata između organizacija skup je procesa za stvaranje, obradu, slanje, prijenos, primanje, očuvanje, korištenje i uništavanje dokumenata. Svi ti postupci se provode nakon provjere cjelovitosti i potvrde činjenice primitka dokumenata.

Pravila za provedbu cirkulacije dokumenata između pravnih osoba provode se sporazumom stranaka. Informacije se razmjenjuju telekomunikacijskim sredstvima, a dokumenti se pohranjuju na elektronskim medijima. Rok trajanja računovodstvenih informacija ne bi smio premašiti ono što je utvrđeno na zakonodavnoj razini.

Organizacije međusobno mogu razmjenjivati ​​formalne i neformalne dokumente s potpisima sudionika. U području poslovanja može biti: nadnice, ugovori, računi, ugovori, ugovori, nalozi, obavijesti, punomoći itd. Informacije se mogu prenijeti u obliku tekstualnih, tabličnih i grafičkih datoteka.

Svrha implementacije EDI-a

Preduvjet za uvođenje EDI-a može biti:

• smanjenje rutinskog rada;
• gubitak dokumenata;
• "Prozirni" rad s dokumentima;
• povećanje discipline izvedbe - davanje dokumenata na određene datume itd.

Među kvantitativnim ciljevima može se identificirati sljedeće:

• Smanjenje vremena obrade za 10 puta.
• Smanjenje troškova ureda dva puta.

Elektronička razmjena dokumenata između organizacija: kako funkcionira

U skladu s domaćim zakonodavstvom, cirkulacija elektroničkih dokumenata između organizacija provodi se sporazumom dviju stranaka. Za razmjenu podataka nužno je da su svi sudionici spojeni na opremu jednog operatora. Zatim, korisnik treba poslati zahtjev za dodavanje na popis sudionika. Nakon potvrde zahtjeva, članovi sustava mogu razmjenjivati ​​podatke.

EDM modul će morati obavljati sljedeće funkcije:

• Pozovite sudionike da dijele podatke.
• Izradite adresar.
• Integrirajte se s računovodstvenim softverom, na primjer, 1C.
• Potpišite i šifrirajte dokumentaciju.
• Strukturiranje korespondencije.
• Pratite status slova.

Elektronska razmjena dokumenata između organizacija provodi se uz pomoć certifikata. Povezivanje s poslužiteljem i provjera autentičnosti obavlja se putem osobnog digitalnog certifikata. EDS je izdan svakom korisniku sustava, pohranjen na elektronskom mediju Token i zaštićen PIN kôdom. Korisnik mora unijeti svoju prijavu, lozinku osobnom kabinetu. Tek nakon toga on će imati pristup svojim dokumentima.

Pokrenite proces razmjene može biti bilo koji zaposlenik organizacije povezane s sustavom. Prije slanja dokumenta drugoj osobi, mora biti potpisan u EDS-u. Ova se operacija izvodi pomoću programa "CryptoPro". Dokument se šalje preko EDO-a. Zaposlenik druge ugovorne stranke prima obavijest o primitku novog dokumenta. Ako to prihvati, onda stavlja EDS. Ako trebate napraviti izmjene dokumenta, tada se stvara nova elektronička inačica. Nakon dovršetka uređivanja, sve promjene morate spremiti s EDS-om. Tada se dokument šalje partneru. Ako je potrebno, provodi se elektroničko usklađivanje podataka.

Ako je potrebno ponovno izvršiti ispravke, cijeli se postupak opetovano ponavlja. Ako nema pritužbi na novu verziju, dokument se poštuje. Konačni uzorak je onaj potpisao dva digitalna potpisa. Sve verzije dokumenta pohranjene su na poslužitelju i dostupne su za pregled. Jednom kada se model dodijeli status djelovanja, neće biti moguće izmijeniti dokument. Negativni ugovori imaju status "Otkazano". Ovako se provodi elektronski protokol dokumenata između organizacija.

oprema

Što vam je potrebno za cirkulaciju elektroničkih dokumenata između organizacija? Prvo, potrebno je odabrati telekom operatera i instalirati poseban softver za razmjenu informacija. Drugo, sa svakim kolegom s kojim organizacija namjerava provesti elektroničku korespondenciju, potrebno je zaključiti "Sporazum o razmjeni elektroničkih dokumenata".

Također je potrebno instalirati EDI poslužitelj na kojem će biti pohranjeni svi dokumenti. To može biti oprema klijenta ili pohrana u oblaku. Pristup podacima izvana izvodi se putem aplikacije koja se instalira na opremu zaposlenika organizacije. Interakcija računala s poslužiteljem provodi se putem HTTP-a s dodatnim SSL 128 enkripcijom. Pristup dokumentima provodi se samo putem sučelja aplikacije i nakon provjere autentičnosti.

EDO projekt

Proces automatizacije procesa može trajati od nekoliko mjeseci do nekoliko godina. Pojam izravno ovisi o broju procesa koji trebaju biti automatizirani, resursi i financijske mogućnosti organizacije. Sažetak provedbe EDI-a je sljedeći:

• Stvorite radnu grupu.
• Formiranje ciljeva, pojmova i proračuna projekta.
• Pregled postojećih procesa.
• Razvijte zadatke.
• Ispuštanje EDO sustava.
• Potpisivanje ugovora za uvođenje SED-a.
• Odobravanje rasporeda rada.
• Popisi sustava popunjavanja.
• Trening osoblja.
• Izvođenje prethodnih testova.
• Objava naloga o uvođenju SED-a.
• Dovršetak softvera i procedura rada.
• Pokretanje pilot projekta.
• Potpuna prijelaz na EDI.

Pogreške implementacije EDI-a

U procesu automatizacije dokumenata, posebna pozornost treba posvetiti procesima u kojima je papirnati nosač zakonom propisan. Ne možete duplicirati papirnati dokument elektronskim putem. To značajno usporava proces rada i uzrokuje negativan stav prema procesu automatizacije u cjelini. Nitko ne plaća dvostruki posao.

U procesu implementacije potrebno je izraditi novi postupak za rad s dokumentima, osposobiti osoblje i tek tada se uključiti u potpunu provedbu. To možete postići jedino ako osoblju prenesete prednosti korištenja novih tehnologija.

Još jedna popularna pogreška je slaba razvijenost zahtjeva za SED. Ako korisnici moraju raditi u nekonfigurednom sustavu, proces EDO razlikuje se od onoga što je prihvaćeno u organizaciji.

Elektronička razmjena dokumenata između organizacija: prednosti i nedostatke

prednosti:

• Smanjenje troškova slanja originalnih dokumenata poštom.
• Uštedite prostor za pohranu dokumentacije. Sve je pohranjeno elektroničkim putem.
• Jednostavnost korištenja. Dokument se šalje s jedne radne stanice. Brzo traženje dokumenta provodi se prema statusu (poslan, primljen, primljen, itd.).
• Trenutačna isporuka. Sve poslane informacije dostižu primatelja u roku od nekoliko sekundi.
• Dokument se ne može izgubiti do isteka skladištenja u sustavu.

nedostaci:

• Da biste koristili opremu, morate kupiti licencu koja košta mnogo novca.
• Razmjena podataka najčešće je moguća samo između sudionika u istom sustavu.
• Elektronički tijek dokumenata između organizacija u 1C ili korištenjem bilo kojeg drugog softvera razlikuje se od prethodno korištene sheme. Uvođenjem novog algoritma, svi zaposlenici će imati pitanja o obavljanju posla.
• Tehnička oprema. Prije implementacije EDI organizacije, potrebno je kupiti opremu i obučiti zaposlenike za upravljanje novim sustavom.
• EDO se provodi uz pomoć EDS-a, čija je validnost 1 godina. Potrebno je pravodobno pratiti i ažurirati certifikate. Također je potrebno pratiti razdoblje valjanosti potvrda druge ugovorne strane kako bi se izbjegli problemi s porezom.

Pravni propisi

Koji normativni akti reguliraju cirkulaciju elektroničkih dokumenata između organizacija? Zakonodavstvo Ruske Federacije obuhvaća Federalno zakon br. 63 "O elektroničkom potpisu", pravila o podnošenju dokumenata Federalnoj poreznoj službi propisuju se nalogom Ministarstva financija br. MMV-7-2 / 168. EDO između organskih organizacija provodi se prema nalogu Ministarstva financija br. 50n. Pravila za razmjenu primarnih računovodstvenih dokumenata u elektronskom obliku propisuju se nalogom Federalne porezne uprave br. MMV-7-6 / 36 @. Svi operatori EDO-a tijekom svoje aktivnosti trebaju biti vođeni redoslijedom Federalne porezne službe broj MMV-7-6 / 253 @.

"VLSI"

Elektronička razmjena dokumenata između VLSI organizacija daje korisnicima sljedeće prednosti:

• Pošaljite dokumente bilo kojoj organizaciji koja je registrirana na području Ruske Federacije. Ako druga ugovorna strana nije članica VLSI sustava, zaposlenik tvrtke jednostavno će se obratiti predstavniku organizacije i poslati pozivnice za sudjelovanje u sustavu na njegov e-mail. Neposredno nakon potvrde zahtjeva razmjena informacija između sudionika provodit će se bez posrednika.
• Ne morate instalirati softver na računalo. Dovoljno je imati trenutnu verziju preglednika i pristup Internetu.
• Za rad s podacima, nema potrebe za posebnim programom. Ako je izvješće u početku pripremljeno u softverima treće strane, na primjer, 1C, tada možete konfigurirati integraciju podataka s VLSI sustavom.
• Format dokumenta uzorka nije instaliran. Možete slati tekst, tablične datoteke, slike i tako dalje.

SKB "Kontur"

Jedan od prvih razvijatelja softvera u Rusiji također se bavi isporukom opreme kroz koju se provodi elektronička cirkulacija dokumenata između organizacija. "Contour" je razvio Dyadok sustav putem kojeg se razmjenjuju elektronički dokumenti. Posebnost sustava je da možete dobiti pristup podacima dok ste u inozemstvu. Posebice za tu svrhu, tvrtka je razvila tarife u roamingu. Ako želite, jednokratno pristupite podacima putem API-ja.

Što trebate?

Za povezivanje EDO-a, organizacija treba kupiti:

• licencirani softver;
• poslužitelj;
• ažurirati opremu;
• osoblje vlakova;
• konfigurirati i integrirati ERMS za rad s internim aplikacijama.

Potrebno je provesti takva ulaganja kako bi se povezao elektronički tijek dokumenata između organizacije? Uključivanje u konzultacije tehničke podrške, ažuriranje SED-a i softvera - druga faza ulaganja. Ovi će se troškovi morati plaćati mjesečno.

zaključak

Elektronički dokument zamjenjuje se papirologijom. To ne samo da smanjuje troškove organizacije za vođenje procesa, nego i povećava učinkovitost poslovanja u cjelini. Kako bi EDI uspješno funkcionirao, potrebno je jasno formulirati ciljeve implementacije sustava i pravilno konfigurirati opremu.