Što je to poslovni proces? Razvoj, modeliranje, optimizacija poslovnih procesa

Suvremene metode upravljanja poduzećem sve više posuđuju strane metode i tehnologije. I ne zato što je moderna, već zato što je zgodan i učinkovit. Jedna od tih tehnika razbija sve rutinske radove u elementarne komponente, a zatim detaljno opisuje svaki dobiveni poslovni proces. Potrebno je dosta vremena, ali izvedena shema omogućuje vam pronalaženje i slabosti te pretjerano napuhavanje funkcionalnih odgovornosti i nejasnih zadataka. Kada potrošeno vrijeme, menadžment može prenijeti dio svoje odgovornosti u hijerarhiju, oslobađajući vrijeme za strateško planiranje.

Živjeti prema planu

Druga stvar je da osoblje tvrtki često ne razumije važnost ovog postupka i ne pozdravlja želju menadžmenta da utvrdi glavne poslovne procese. Ipak, sve je potrebno razumjeti modeliranje i opis elementarnih operacija svake jedinice, pa čak i zaposlenika. Još gore, ako osoblje tvrtke ima zaposlenika koji proučavaju poslovne procese tvrtke. Oni stalno pitaju za nešto, odvlače pozornost i na svaki način ometaju obavljanje izravnih funkcionalnih dužnosti cijelog osoblja. Što da radim?

Počnimo s daljine. Svako jutro, prije većine nas, zadatak je da dođemo na posao. Da biste ga uspješno riješili, trebate se probuditi na vrijeme, okupljati se i uzeti mjesto u nekom prijevozu (bez obzira radi li se o privatnom automobilu ili automobilu podzemne željeznice). Dalje, svaka komponenta može se podijeliti na manje zahvate: kako bi se probudio na vrijeme, možete postaviti alarm, a možete pitati nekoga da se probudite, itd Bez obzira na rezultat odluke metoda (pravovremeno buđenje) je postignut ... Ali povećanje, naknade i način rada razlikuju se po načinu rješavanja i krajnjem rezultatu. Zapravo smo došli do prve definicije.

Zašto je sve ovo potrebno

Dakle, poslovni proces je određeni niz jednostavnih postupaka koji pretvaraju resurse u korisni krajnji proizvod. U našem primjeru iz života postoje tri različita postupka, od kojih svaka zahtijeva svoje početne informacije i nakon određenih manipulacija daje željeni rezultat. Prijeđimo se u poduzeće. Bez obzira na opseg aktivnosti u svakoj čvrst posao određuje se profesionalni odnos zaposlenika: prijenos informacija, definiranje potrebe za proizvodom, analiza proizvodnje i resursa itd. I ovdje je važno napomenuti da se sve gore navedeno samo ako su zadovoljena sljedeća tri uvjeta:

- informacije se prenose na dotičnog zaposlenika;

- to je učinjeno u pravo vrijeme;

- Oblik u kojem se podaci prikazuju prilično je jednostavan i razumljiv.

Ako sumiramo sve gore navedeno, možemo reći da je poslovni proces tok informacija koji odgovara na tri pitanja: što, gdje i kada. Kako bi se osiguralo da se posao obavlja glatko i kontinuirano, potrebno je utvrditi njegove komponente. U tom slučaju neće biti dupliciranja zadataka, ni umjetnika niti vremena neaktivnosti.

Kada je poslovni proces jasno definiran, svaki zaposlenik prestaje biti nezamjenjiv. Sjeti se koliko puta su morali čekati, kada će se u bolnicu (ili povratka s odmora) netko poznanici u odsutnosti na telefon jednostavno ne prestaje zvoniti, a svatko pokušava shvatiti što i kako radite. A ako ste reagirali na zahtjev uprave i napravili prilično detaljan opis poslovnih procesa, onda se možete smiriti i opustiti, a ponekad samo večerati ...

Okrenuvši se formalnom jeziku definicija, tvrdit ćemo da pri opisivanju poslovnih procesa poduzeće postavlja takve ciljeve:

• razumjeti opću strukturu organizacije aktivnosti i odrediti dinamiku svog razvoja;
• Prepoznati trenutne probleme i mogućnosti da ih prevladaju;
• stvoriti sustav ciljeva i ciljeva koji je razumljiv za sve sudionike (programere, korisnike, korisnike itd.);
• formulirati zahtjeve za potrebnim softverom.

Naravno, opis poslovnih procesa po sebi nije od interesa. Ali ovdje za reinženjering je najvažniji zadatak. Tek nakon razumijevanja strukture, međusobnih odnosa i načina tijeka tokova informacija može se govoriti o preispitivanju semantičkog opterećenja i samog poduzeća i njegovih pojedinačnih jedinica. No reorganizacija bi se trebala provoditi i radi postizanja određenog cilja: poboljšanje kvalitete troškova za smanjenje broja kupaca - pružanje veće slobode u donošenju odluka rukovoditeljima (smanjenje rokova za izvršavanje posla) i tako dalje.

Jednostavna klasifikacija

Najčešće je potrebno opisati informacijskih poslovnih procesa pojavljuje se u poduzećima s funkcionalno orijentiranom strukturom. Činjenica je to ciljeve i ciljeve različiti odjeli mogu proturječiti jedni drugima. I to će dovesti ne samo smanjenje profitabilnosti tvrtke, već i pad njezine konkurentnosti.

Suvremeni pristup upravljanju sve je više orijentiran na proces. Svi se rad smatra određenim skupom procesa (svaki od njih sastoji se od jednog ili više jednostavnih operacija). Za formalizaciju i standardizaciju ovog pristupa prihvaćaju se kategorije procesa (klasifikacija se odvija u odnosu na dodanu vrijednost proizvoda):

• glavni su oni s kojima poduzeće prima prihode: proizvodnja, marketing, opskrba;
• menadžeri - oni koji postavljaju ciljeve i ciljeve jedinica i specifičnih izvršitelja;
• podrška - oni koji osiguravaju proizvodnju resursa, ali ne dodaju vrijednost konačnom proizvodu: obuka i odabir osoblja, financijska potpora, pravna zaštita itd.

Osim već spomenute nezavisnosti od ljudskog faktora i pojednostavljene prilagodbe novih zaposlenika, opis poslovnih procesa omogućuje učinkovitije upravljanje troškovima poslovanja tvrtke.

nekretnine

Sada postaje jasno da je za upravljanje poduzećem potrebno ne samo identificirati međusobno povezane tokove informacija, već i jasno opisati sve aktivnosti. Budući da već znamo da je poslovni proces dio cjelokupnog posla, prebacivanje iz jednog zaposlenika u drugu (unutar svoje funkcionalne jedinice ili ne, to nije važno), onda nastavljamo činjenici da se sve može ujediniti na svijetu. I profesionalna aktivnost - još više.

Bez obzira na opseg aktivnosti, svaki poslovni proces može se opisati po istim karakteristikama.

- Granica je početak i kraj jednostavne operacije.

- Vlasnik je zaposlenik tvrtke koji ne samo da posjeduje potrebne resurse za rad, nego i planove, analize, upravljanje procesom, a što je najvažnije, odgovoran je za rezultat.

- Unos je informacijska poruka primljena u bilo kojem obliku koji je prihvatio poduzeće, što određuje potrebu za informacijama i označava početak postupka.

- Izlaz je informacija ili materijalizirani dio proizvoda koji potroši klijent izvan vanjskog dobavljača.

- Izvršitelj je osoblje tvrtke koje se bavi jednom procesom.

- Resursi - materijalni ili informacijski dio aktivnosti koji se ne mijenja tijekom operacije (samo olakšava transformaciju dolaznih podataka u konačni proizvod).

- Kontrola kvalitete - sektorski ili interni (uzeti u obzir tvrtke) pokazatelji, koji omogućuju određivanje učinkovitosti rada.

Obvezni odabir elementarnih procesa

Naravno, svaka tvrtka ne treba opisati poslovne procese. Ipak, postoji niz slučajeva u kojima se ne može bez ove zamorne okupacije. Nazovimo glavno:

• Aktivnost poduzeća je automatizirana. U ovom slučaju dijagram poslovnih procesa prevodi potrebe korisnika u jezik koji programer razumije.
• Poboljšanje aktivnosti tvrtke. Ne samo modernizacija opreme i tehnologija pomaže u poboljšanju konačnog proizvoda, optimizacija poslovnih procesa omogućuje prepoznavanje svih snaga i slabosti rada i donošenje odgovarajućih odluka u upravljanju.
• Certifikacija organizacije prema međunarodnim standardima (ISO). Za sve zaposlenike stvoren je jedinstveni sustav upravljanja kvalitetom.

Kako predstaviti opis kupcu

Modeliranje poslovnih procesa zahtijeva opis svakog elementa. Kako se to može učiniti bezbolno za organizaciju? U svjetskoj praksi prihvaćene su tri glavne metode: tekst, grafički i tablični.

Tekst sadrži opis cijelog tijeka rada u jednostavnom i razumljivom slijedu. Oblik i sadržaj mogu biti i besplatni (ako međunarodni ili industrijski standardi još nisu razvijeni) i regulirani dokumenti. Na primjer: prodajni ured prenosi računovodstvenu dokumentaciju za razdoblje nakon osoblje Odjela u odjelu planiranja rutinski analitički rad provodi radi utvrđivanja rasprostranjenosti i dinamika morate napraviti nikakve prilagodbe na production- rezultat odjela za planiranje prenosi na marketing odjel, gdje je analiza čimbenika rasta (pada) marketing i i tako dalje.

Grafički dijagram poslovnog procesa omogućuje vizualizaciju rezultata analitičkog rada. Nema potrebe podsjetiti da je vizualna percepcija informacija najučinkovitija. Stoga, sve vrste grafova i dijagrami pružaju nam priliku da brzo shvatimo što se događa i pronašli pravi rješenje.

U onim slučajevima kada je glavna zadaća reformskih aktivnosti optimizacija poslovnih procesa, vrijedi upotrijebiti tablični oblik njihovog opisa. Sa svojom pomoći lakše je razumjeti niz akcija i smjerova tokova informacija. Tipična tablica ne sadrži samo opis funkcije jedinice osoblja, već i grafikone dolaznih i odlaznih dokumenata, izvršitelja (možete odrediti cijelu jedinicu i određenog zaposlenika) i tako dalje.

Kako točno opisati poslovni proces

Nije dovoljno provesti analizu poslovnih procesa. Najvažnije u ovom slučaju je točnost, ali istovremeno jednostavnost opisa. Prvo, potrebno je jasno navesti ime jednog procesa. To će vam pomoći razumjeti osnovne karakteristike, logiku implementacije i mjesto u cjelokupnom lancu proizvodnih aktivnosti.

Tada biste trebali navesti koji su ulazni podaci potrebni za uobičajeno izvršenje zadatka, a također navesti i sigurnost resursa. Snimljeni slijed jednostavnih operacija, koji se sastoji od procesa, pomoći će vam da ne propustite ništa i ne zaboravite.

Modeliranje poslovnih procesa ne mogu bez vlasnika procesa i praćenje njegove provedbe sustava. U tom smislu, treba napomenuti u opisu standardnim uvjetima radnog učinka i popis dokumenata koji se šalju na sljedeći link. Ako se pojednostavio opis bi trebao izgledati ovako: «hellip-nakon analize prodaje za razdoblje odjel za planiranje zaposlenik ispunjava uspostavljen obrazac (tablica), koji prenosi s odjelom za marketing ...”

Pojednostavljeni dijagram opisa proizvodnih procesa

Kada pišete opis, zaposlenici se često susreću s činjenicom da ne znaju kako verbalno prenijeti sadržaj svog rada. Da bi sustav poslovnih procesa bio jasan i strukturiran, možete stvoriti podsjetnik. Ona odražava ta pitanja, na kojima je potrebno dati jasan i maksimalno detaljan odgovor. Dakle, koja su to pitanja?

• Što je? Opisuje što se točno radi u ovoj operaciji.
• Zašto? Prenosi svrhu operacije.
• Kada? Određuje tko pokreće izvršenje.
• Tko je? Naziva konkretne izvođače.
• Kako? Navodi potrebne resurse.

Razvoj poslovnih procesa podrazumijeva da možete koristiti sve metode opisa. Tako ćemo dobiti najdetaljnija shema izvršenja posla. Grafička verzija će otkriti međusobne odnose funkcionalnih jedinica, a tabelarni i tekstovi će prenijeti sadržaj svake operacije. Nažalost, automatizacija poslovnih procesa je nemoguća bez ovog vremenski zahtjevnog prethodnog rada.

Kako prikupiti podatke

U praksi postoji mnogo načina da dobijete potrebne informacije. Prvo, trebate analizirati regulatorne dokumente koji vode zaposlenike tvrtke. Tada bi se osobni intervjui trebali provesti sa svakim neposrednim izvođačem kako bi opisali sadržaj njegova rada. Nadalje, radi razjašnjenja i razjašnjenja kontroverznih točaka analitičari trebaju koristiti promatranje napretka poslovnih procesa.

Ako se na zadatak pristupimo na sveobuhvatan način, automatizacija poslovnih procesa neće izgledati tako zamorna i beskorisna.

Radna skupina

I dalje, ako je glavna zadaća poduzeća automatizacija poslovnih procesa, ali menadžment ne namjerava uključiti vanjske konzultantske tvrtke, postavlja se pitanje: "Kamo početi?" Prije svega, radna grupa je stvorena od zaposlenika tvrtke. Poželjno je da su članovi radne skupine izvrsni analitičke vještine i sposobnost slušanja. Uostalom, kao što je već napomenuto, većina posla sastoji se u obavljanju osobnih intervjua s izvršiteljima poslovnih procesa.

Nadalje, potrebno je napraviti pravu sliku funkcioniranja sustava. Budući da je prije modernizacije poduzeće radilo i donijelo dobit, vjerojatno nije nužno govoriti o savršenom restrukturiranju. Stoga je nužno popraviti sustav i smjer informacija tokova u vrijeme optimizacije.

Što se sastoji od opisa

Da bi se izbjegla zbrka i nerazumijevanje u opisu poslovnih procesa, stručnjaci preporučuju korištenje procesnih karata. To su standardizirani dokumenti koji omogućuju unificiranje svih radnji bez obzira na sferu utjecaja izvođača i složenost opisane operacije.

Bilo koji opis se može podijeliti na takve komponente:

• jedinstveni oblik procesa (najčešće tablica);
• karta poslovnih procesa (može se prikazati u bilo kojem obliku - opis teksta, grafički objekt ili tablica);
• rute (dolazni i odlazni tokovi informacija, resursi i financije);
• matrice raznih poslovnih procesa (tablica interakcije različitih procesa, koja vam omogućuje prepoznavanje glavnih i sekundarnih tokova i operacija);
• dijagram toka (algoritam za izvršavanje poslovnog procesa);
• prošireni opis teksta;
• Dokumentacija (izrada dokumenata koji potvrđuju provedbu postupka);
• identifikacija indikatora poslovnih procesa (traženje karakteristika i indikatora, kroz koje je moguće kontrolirati ne samo napredak provedbe već i kvalitetu);
• propisi (jednostavno, opis posla).

pokazatelji

Kao što je više puta zapaženo, svaki proces mora biti nešto izmjereno. To je neophodno prvenstveno za procjenu učinkovitosti svih aktivnosti poduzeća. Većina stručnjaka preporučuje testiranje poslovnih procesa za četiri pokazatelja: vrijeme, troškove, kvalitetu i količinu.

ali modeli poslovnih procesa dinamičan i raznolik. Stoga često nije dovoljno procijeniti samo brzinu rada, potrebno je uzeti u obzir radne uvjete, i infrastruktura poduzeća. Osim toga, gotovo sve industrije ne mogu postojati bez dobavljača, financija, logistike i partnera. To su također mjerljivi pokazatelji.

I, naravno, ne smijemo zaboraviti na informacije i ljudski faktor. Što je viša razina stručnog usavršavanja, to će manje vremena da se upoznaju sa uputama i dolaznim informacijama.

U središtu većine metodologija modeliranja sada su načela strukturne analize i dizajna (SADT - Strukturirana analiza i tehnika dizajna), kao i neki algoritmi. Možete razgovarati o postojanju nekoliko osnovnih modela analize poslovnih procesa:

- Modeliranje poslovnih procesa - u stvari, modeliranje - otkriva funkcionalnu stranu postojanja tvrtke.

- Modeliranje radnog toka - opisuje tijekove rada i slično je izradi dijagrama toka.

- Modeliranje protoka podataka - za razliku od prethodnog, opisuje tokove podataka (informacije) - dizajniran je za sastavljanje slijeda operacija.

Ciklus Shouhart-Deminga

Velike poslovne procese (1C vam omogućuje da ih odaberete s općeg popisa) preporučuje se opisati u posebnom dokumentu nazvanom "Raspored rada". Sve što je manje značajno ili se sastoji od malog broja jednostavnih operacija obično se opisuje u opisima poslova.

Pri izradi propisa potrebno je uzeti u obzir uvjete ciklusa kontinuiranog unapređenja aktivnosti poduzeća (model Shuhart-Deming). Njegove odredbe navode da su optimizacija i unapređenje beskonačni procesi. To jest, u upravljanju poduzećem postoji određeni zatvoreni ciklus, koji se sastoji od takvih odluka upravljanja: planiranje, izvršenje, kontrola, prilagodba.

Prilikom izrade propisa treba uzeti u obzir načela koja osiguravaju sukladnost modela Shuhart-Deming:

1. Izračunavanje planiranih pokazatelja za buduće razdoblje.
2. Analiza dinamike odstupanja i dokumentiranje navodnih uzroka.
3. Određivanje korektivnih operacija i analiza njihove učinkovitosti.

Razvoj modela treba provesti u skladu s poslovnim pravilima. Normalno zakonodavna baza države na čijem području djeluje poduzeće djeluje kao opće prihvaćena pravila. Druga osnova modela je korporativna politika tvrtke.

provođenje sustav upravljanja kvalitetom, potrebno je voditi brigu o razvoju i ujedinjenju poslovnih procesa. Kao što je već napomenuto na početku članka - ne uvijek osoblje tvrtke razumije važnost modernizacije koja je započela. Dovođenje svakom zaposleniku važnost stvaranja učinkovitog modela poslovnih procesa je zadatak vrhunskog menadžmenta.

Uostalom, precizno prilagođen i pažljivo razvijen sustav omogućit će ne samo pojednostavljenju primanja potvrda o usklađenosti s međunarodnim standardima kvalitete ISO 9001: 2008, nego i značajno povećati učinkovitost svakog zaposlenika.

Oba ova čimbenika vode tvrtku na povećanje konkurentnosti na tržištu, što zauzvrat ima blagotvoran učinak na investitore i kupce.